Projekte/Einführung CiviCRM/Buchungsregeln

Buchung von Auslagen und Refundierungen

Beispiel: Mitglied kauft einen PC für Wikimedia und legt das Geld bar aus. Anschliessend wird die Ausgabe vom Verein aus dem Girokonto an das Mitglied refundiert.

1. von Bestandskonto "Auslagen" nach Erfolgskonto "Interne IT", Empfänger: PC-Händler
2. von Erfolgskonto "Auslagen" nach Bestandskonto "Auslagen", Empfänger: Wikimedia Österreich
3. von Bestandskonto "Girokonto" nach Erfolgskonto "Auslagen", Empfänger: Mitglied

Empfänger	Betrag	Bezahlart	Art
PC-Händler	-500	Auslagen	Interne IT
Wikimedia Österreich	+500	Auslagen	Auslagen
Mitglied	-500	Girokonto	Auslagen

Budgetüberwachung

Budgetüberwachung nutzt Buchungsstati. Damit können Buchungen vorgemerkt werden oder Budgets in Konten eingeplant werden. Bei Auswertungen können dann budgetierte Werte eingerechnet werden (Budgetvergleich) oder ausgelassen werden (Kostenrechnung).

Buchungsstati:

• geplant: zu erwartende Ausgaben, zB. Servermiete, deren Rechnung monatlich eingeht - diese können vorab eingeplant werden. Bei Rechnungserhalt und Zahlung wird die geplante Buchung geändert: Rechnungsnummer wird eingetragen und die Buchung auf "erledigt" gesetzt
• erledigt: Buchungen deren Transaktion abgeschlossen ist (dh. Geld ist auf dem Konto eingegangen / ausgezahlt worden), muss immer eine Transaktionsnummer / Rechnungsnummer enthalten zur Nachvollziehbarkeit
• budgetiert: ein Budgetgutaben, von dem die Projektausgaben abgezogen werden. Diese Buchung wird in der Konstenrechnung ignoriert, sie dient dem Budgetvergleich. Beim Projektstart wird das geplante Budget als Guthaben in das Konto gebucht, alle Ausgaben werden negativ gebucht. Im Budgetvergleich werden alle Buchungen des Kalenderjahrs aufeinander angerechnet (inkl. "budgetiert" und "geplant").