Projekte/Einführung CiviCRM/Buchungsregeln

Zahlungen referenzieren

Zahlungen zuerst in CiviCRM buchen, dann auf dem Bankkonto Überweisung vornehmen und die Contribution ID im Verwendungszweck ergänzen. Damit können Buchungen auf dem Kontoauszug mit den Buchungen im CiviCRM nachvollzogen werden.

Kostenarten und Konten

• alle Kosten rund um CiviCRM: 7021 Projekt-Infrastruktur & Programmierung
• Reisekosten: jeweils auf das betreffende Projekt (Konten 7000 - 7499)
• Reisekosten Vorstandstreffen: 7800 Vorstandsarbeit (Treffen etc.)
• Rechtschutzversicherung: 7720 Rechtsausgaben - da anstelle von direkten Rechtsausgaben
• Kosten für Visitenkarten, E-Mail-Adressen (50% der Serverkosten) etc.: 7019 Material für Freiwilligenförderung

Spenden

• 4021 Fundraisingspenden öffentlich : alle Spenden, die über den Fundraisingbanner direkt im System sind, bei denen der Spender öffentlich ist
• 4022 Fundraisingspenden anonym : alle Spenden, die über den Fundraisingbanner direkt im System sind, bei denen der Spender anonym ist
• 4031 Direktspenden öffentlich : alle Spenden, die automatisch im System sind, bei denen der Spender öffentlich ist
• 4031 Direktspenden anonym : alle Spenden, die automatisch im System sind, bei denen der Spender anonym ist
• 4040 Spenden (manuelle Buchung): alle Spenden, die nicht automatisch im System sind (z.B. Spenden über Dauerauftrag, manuelle Überweisung, Bar-Spenden)

Umbuchung zwischen Bestandskonten

Beispiel: Umbuchung von Spenden die über Paypal eingegangen sind auf das Girokonto.

1. von Bestandskonto "Paypal" nach Erfolgskonto "9010 interne Umbuchungen", Empfänger: Wikimedia Österreich, Buchungstext: Umbuchung nach Girokonto, Status: in Bearbeitung
2. von Erfolgskonto "9010 interne Umbuchungen" nach Bestandskonto "Girokonto", Empfänger: Wikimedia Österreich, Buchungstext: Umbuchung von Paypal, Status: erledigt, Belegnummer: Contribution ID der Paypal-Abbuchung
3. erste Buchung aktualisieren - Status: erledigt, Belegnummer: Contribution ID der Girokonto-Buchung

Empfänger	Betrag	Bezahlart	Art
Wikimedia Österreich	-500	Paypal	9010 interne Umbuchungen
Wikimedia Österreich	+500	Girokonto	9010 interne Umbuchungen

Buchung von Kreditkartenzahlungen

1. Buchen der Einzelnen Posten auf der Kreditkarte mit jeweiligem Buchungsdatum als Einzelbuchung mit Bestandskonto "Kreditkarte"
2. Buchen der Abbuchung der Kreditkartenabrechnung mit Abbuchungsdatum als Quittungsdatum mit Bestandskonto "Girokonto" und Erfolgskonto "Kreditkartenabrechnung"
3. Anschließen interne Umbuchung von Girokonto auf Kreditkarte

Empfänger	Betrag	Bezahlart	Art
Wikimedia Österreich	- Summe der Kreditkartenabrechnung	Girokonto	9010 interne Umbuchungen
Wikimedia Österreich	+ Summe der Kreditkartenabrechnung	Krditkarte	9010 interne Umbuchungen

Buchung von Auslagen und Refundierungen

Beispiel 1: Mitglied kauft einen PC für Wikimedia und legt das Geld bar aus. Anschliessend wird die Ausgabe vom Verein aus dem Girokonto an das Mitglied refundiert.

1. von Bestandskonto "Auslagen" nach Erfolgskonto "Interne IT", Empfänger: PC-Händler
2. von Erfolgskonto "Auslagen" nach Bestandskonto "Auslagen", Empfänger: Wikimedia Österreich
3. von Bestandskonto "Girokonto" nach Erfolgskonto "Auslagen", Empfänger: Mitglied

Empfänger	Betrag	Bezahlart	Art
PC-Händler	-500	Auslagen	Interne IT
Wikimedia Österreich	+500	Auslagen	Auslagen
Mitglied	-500	Girokonto	Auslagen

Beispiel 2: Ein Mitglied kauft mehrere Teile bei Alternate, die zu unterschiedlichen Projekten gehören und entsprechend unterschiedlich gebucht werden müssen, obwohl sie auf der selben Rechnung stehen. Zusätzlich kauft das Mitglied noch ein weiteres Teil bei Amazon, wir müssen alle Ausgaben einzeln Buchen, aber die Gesamtsumme in einer Buchung refundieren.

1. Teil 1 von Bestandskonto "Auslagen" nach Erfolgskonto "Interne IT", Empfänger: PC-Händler
2. Teil 2 von Bestandskonto "Auslagen" nach Erfolgskonto "Betriebsmittel", Empfänger: PC-Händler
3. Teil 3 von Bestandskonto "Auslagen" nach Erfolgskonto "Betriebsmittel", Empfänger: Amazon
4. Gesamtsumme von Erfolgskonto "Auslagen" nach Bestandskonto "Auslagen", Empfänger: Wikimedia Österreich
5. Gesamtsumme von Bestandskonto "Girokonto" nach Erfolgskonto "Auslagen", Empfänger: Mitglied

Empfänger	Betrag	Bezahlart	Art
Alternate	-500	Auslagen	Interne IT
Alternate	-50	Auslagen	Betriebsmittel
Amazon	-100	Auslagen	Betriebsmittel
Wikimedia Österreich	+650	Auslagen	Auslagen
Mitglied	-650	Girokonto	Auslagen

Buchung von Vorschüssen und deren Verrechnung

1. von Bestandskonto "Girokonto" nach Erfolgskonto "Vorschuss", Empfänger: Mitglied
2. von Bestandskonto "Vorschuss" nach Erfolgskonto "Projekt", Empfänger: Rechnungssteller
3. von Erfolgskonto "Vorschuss" nach Bestandskonto "Vorschuss", Empfänger: Wikimedia Österreich

Empfänger	Betrag	Bezahlart	Art
Mitglied	-500	Girokonto	Vorschuss
Rechnungssteller	-500	Vorschuss	Projekt
Wikimedia Österreich	+500	Vorschuss	Vorschuss

Anlagegüter und AfA

Anlagegüter kosten Geld, belasten daher das jeweilige Budget (Erfolgskonto). Gleichzeitig stellen sie einen Wert dar, den der Verein besitzt. Dh. sinngemäß wird Geld aus einem Budget in eine Wertsache übertragen. Dies wird mit einer entsprechenden Umbuchung sichtbar gemacht.

Die AfA (Abschreibung für Abnutzung) verringert den Wert dieser Wertsache. Die AfA wird wie eine Ausgabe vom Wert der Anlagegüter gebucht und auf einem eigenen Konto für die Bilanz gesammelt.

1. von Bestandskonto "Girokonto" nach Erfolgskonto "Interne IT", Empfänger: Alternate
2. von Erfolgskonto "Interne IT" nach Bestandskonto "Anlagegüter", Empfänger: Wikimedia Österreich
3. von Bestandskonto "Afa" nach Erfolgskonto "Interne IT", Empfänger: Wikimedia Österreich

Empfänger	Betrag	Bezahlart	Art
Alternate	-500	Girokonto	Interne IT
Wikimedia Österreich	+500	Anlagegüter	Investition
Wikimedia Österreich	-50	Anlagegüter	AfA

Budgetüberwachung

Budgetüberwachung nutzt Buchungsstati. Damit können Buchungen vorgemerkt werden oder Budgets in Konten eingeplant werden. Bei Auswertungen können dann budgetierte Werte eingerechnet werden (Budgetvergleich) oder ausgelassen werden (Kostenrechnung).

Buchungsstati:

• geplant: zu erwartende Ausgaben, zB. Servermiete, deren Rechnung monatlich eingeht - diese können vorab eingeplant werden. Bei Rechnungserhalt und Zahlung wird die geplante Buchung geändert: Rechnungsnummer wird eingetragen und die Buchung auf "erledigt" gesetzt
• erledigt: Buchungen deren Transaktion abgeschlossen ist (dh. Geld ist auf dem Konto eingegangen / ausgezahlt worden), muss immer eine Transaktionsnummer / Rechnungsnummer enthalten zur Nachvollziehbarkeit
• budgetiert: ein Budgetgutaben, von dem die Projektausgaben abgezogen werden. Diese Buchung wird in der Konstenrechnung ignoriert, sie dient dem Budgetvergleich. Beim Projektstart wird das geplante Budget als Guthaben in das Konto gebucht, alle Ausgaben werden negativ gebucht. Im Budgetvergleich werden alle Buchungen des Kalenderjahrs aufeinander angerechnet (inkl. "budgetiert" und "geplant").