Archiv/Mitgliederverwaltung

Aufnahme von Mitgliedern

Mitgliedsantrag geht ausserhalb CiviCRM ein

1. Kontakt im CiviCRM suchen
   1. wenn vorhanden: Daten prüfen, aktualisieren / ergänzen
   2. wenn nicht vorhanden: neuen Kontakt mit allen Daten des Antrags anlegen
2. Mitgliedschaft anlegen: Status "unbestätigt"

Mitgliedsantrag geht via CiviCRM ein

1. CiviCRM erzeugt Kontakt und Mitgliedschaft
2. Mitgliedschaft hat den Status "unbestätigt"

Aufnahme per Vorstandsbeschluss

1. bei jeder Vorstandssitzung neue Anträge suchen:
   1. Menü Mitgliedschaften => Mitgliedschaften finden
   2. Status: unbestätigt
2. Name und Mitgliedsnummer im Protokoll vermerken
   1. Mitgliedsnummer: YYYYMMDDxx - xx laufende Nummer des Antrags der aktuellen Sitzung
3. Mitgliedschaft im CiviCRM aktualisieren:
   1. Mitgliedsnummer ergänzen
   2. Status auf "neu" ändern
4. Begrüßungsnachricht senden:
   1. Kontakt im CiviCRM aufrufen
   2. Button Aktionen => Eine Email versenden
   3. Vorlage verwenden Mitgliedschaft - Neu
   4. nur Text Format Text anpassen
      1. Mitgliedsnummer ergänzen
      2. Gebühr Mitgliedsbeitrag aktualisieren
      3. Textbaustein zur Zahlung auswählen
      4. Grußformel ergänzen
   5. Email senden

Austritt von Mitgliedern

1. Kontakt im CiviCRM aufrufen
2. Reiter Mitgliedschaft
3. Link Mitgliedschaft bearbeiten
   1. Feld Status überschreiben? aktivieren [x]

      (verhindert automatische Anpassungen durch CiviCRM basierend auf Beitragszahlungen)

   2. Feld Mitgliedschaftsstatus auf "ausgetreten" ändern
   3. Feld Enddatum auf aktuelles Datum ändern: Nur, wenn der Austritt sofort erfolgen soll. Ansonsten erfolgt der Austritt zum Ende der bereits bezahlten Mitgliedsperiode (Ende Jahr).
   4. Button Speichern
4. Abschiedsnachricht senden:
   1. Button Aktionen => Eine Email versenden
   2. Vorlage verwenden Mitgliedschaft - Kündigungsbestätigung
   3. nur Text Format Text anpassen
      1. Grußformel ergänzen
   4. Email senden

Mitgliedsbeiträge verbuchen

1. Kontakt im CiviCRM aufrufen
2. Mitgliedschaft im CiviCRM aktualisieren:
   1. More => Erneuern
   2. Erneuerungsdatum: aktuelles Datum (vorbelegt)
   3. Erneuerungszahlung speichern:
      1. Konto: 4052 Mitgliedsbeiträge (manuelle Buchung)
3. Zahlung vervollständigen:
   1. Zahlung unter Kontakt / Zuwendungen erneut aufrufen
   2. Eingangsdatum und Quittungsdatum auf Valuta-Datum der Bankbuchung setzen

Anschreiben an Mitglieder senden

Alle Mitglieder anschreiben

Menü: Mailings => Neues Mailing

Empfänger auswählen:

• Name: YYYY-MM-DD Einladung zur Mitgliederversammlung
• Gruppe: Mitglieder (dynamische Gruppe, erstellt aus Mitgliedersuche)

Verfolgung:

• alle Trackingfunktionen abschalten

Mailing-Inhalt

• Betreffzeile: [Wikimedia Österreich] Einladung zur Mitgliederversammlung 2012
• Nur-Textformat: Text einstellen, PDF von Webseite verlinken
• Footer: Mailing Footer auswählen

Mitgliedsbeiträge mahnen

Menü: Mailings => Neues Mailing

Empfänger auswählen:

• Name: YYYY-MM-DD Mahnung Mitgliedsbeitrag
• Gruppe: Mitglieder - Beitrag ausstehend (Dynamische Gruppe)

Verfolgung:

• alle Trackingfunktionen abschalten

Mailing-Inhalt

• Betreffzeile:
  1. [Wikimedia Österreich] Erinnerung ausstehender Mitgliedsbeitrag (1. Erinnerung)
  2. [Wikimedia Österreich] Erinnerung ausstehender Mitgliedsbeitrag (letzte Erinnerung)
• Vorlage verwenden
  1. Mitgliedschaft - 1. Mahnung
  2. Mitgliedschaft - letzte Mahnung
• Footer: Mailing Footer auswählen

Mitgliederliste für MV erstellen

Menü: Mitgliedschaften => Mitgliedschaften finden

Suchfilter:

• Mitgliedschaftsart(en): alle auswählen
• Mitgliedschaftsstatus: alle Stati ausser ausgetreten, verstorben, unbestätigt auswählen

Aktion:

• alle Datensätze
• Mitglieder exportieren
• Felder zum Export wählen: Mitgliederliste MV