Projekte/WikiCon 2012/1. Planungstreffen

Protokoll

Am 10. Februar wurde zunächst beim gemeinsamen Abendessen im Beisein von Falko Wilms über den groben Finanzplan der WikiCon 2012 gesprochen. Dabei stellten wir fest, dass seitens der FH Vorarlberg keinerlei Kosten auf uns zukommen werden - der größte Brocken wird also voraussichtlich das Catering werden. Hiezu stellt uns der Anbieter der Mensa der FHV ein Angebot.

Die Kostenpunkte in der Reihenfolge ihrer Nennung:

Catering
Nahverkehrs-Tickets für alle Teilnehmer (sind bereits vonseiten der FHV ausverhandelt worden; die genauen Kosten hiefür erfahren wir in den kommenden Tagen)
Sicherheitsdienst Turnhalle (der Hausmeister der Turnhalle hat uns angeboten, einen ihm bekannten Sicherheitsdienstleister um ein Angebot zu bitten, dieses erhalten wir per Mail von Hannelore)
Anreise- und Unterkunftskosten der Mitglieder des Organisationsteams und der Referenten
Dankeschön-Geschenke für die Kinderbetreuerinnen und den Schulwart der Turnhallen
Marketingmaterialien Wikimedia/Wikipedia sowie für die WikiCon
- Tagungsmappen
- Pressemappen
- Lanyards und Armbänder für alle Tagungsteilnehmer/Turnhallenbenutzer
Evtl. Honorar für Teilnehmer an der Podiumsdiskussion
Versicherung für die Turnhalle (evtl. im Versicherungspaket von WM AT enthalten, wird noch abgeklärt)
T-Shirts für die Mitglieder des Organisationsteams und die freiwilligen Helfer
div. Büromaterial

Weiters wurde in Absprache mit den Zuständigen der FHV am darauf folgenden Tag ausgemacht, dass

wir anstatt der ursprünglich geplanten Räumlichkeiten im Altbautrakt nun doch auf Räume im Neubau der FHV zurückgreifen können. Hiefür wird uns das Foyer im Erdgeschoss sowie mehrere Hörsäle und ein Computerraum im 2. Stock zur Verfügung gestellt.
die FHV den Vorarlberger Landeshauptmann wegen einer Eröffnungsrede und eventueller Schirmherrschaft für die Veranstaltung anfragt (wurde durch Martin Hefel bereits erledigt, Antwort noch ausständig)
die in der FH vorhandenen Infoscreens durch uns während der WikiCon genützt werden können; hierfür müssen wir spätestens einen Tag vorher Bilder und Raumbelegung an Martin schicken
die (kostenlose) Benutzung des W-LANs mit Internetzugang der FHV mittels eines Gastaccounts für alle Tagungsteilnehmer während der gesamten Zeit problemlos möglich sein sollte; Florian soll sich hiefür mit den Technikern der FHV in Kontakt setzen.
eine Twitterwall im Foyer des Neubautrakts eingerichtet wird
Presseaussendungen zur WikiCon 2012 zentral über die FHV-Pressestelle verteilt werden sollen, da diese die Möglichkeiten und Zugänge haben, um eine möglichst breite Medienresonanz zu erzielen. Innerhalb Österreichs soll die Presseinformation allerdings vorläufig über den Zugang von WM AT erfolgen

Im persönlichen Gespräch des Organisationsteams anschließend wurden außerdem noch einige Punkte angesprochen, die im Gespräch mit den FHV-Verantwortlichen nicht zur Sprache kamen:

Anfrage Südtiroler Wikipedianer/Wikimedianer
Dokumentation der Veranstaltung (Verantwortlichkeit für Bild- und Textdokumentation)
Bestätigung der Hotels in Götzis und Dornbirn
Einbindung des EU-Infopoints mit einem Stand im Foyer
Einbindung der lokalen Seniorenverbände im Rahmen eines Schwerpunkts für Seniorenmitarbeit in der Wikipedia

Für das Orga-Team, Plani 16:04, 12. Feb. 2012 (CET)

Wer, wann und wie?

Name	Anreise	Ankunft	Abreise
Manuel	Bahn	Fr. 18:38	Sa. 18:08
Patrick	Bahn	Freitagabend	Samstagabend
Thomas (Plani)	vor Ort
Asurnipal	vor Ort
Gustav	Bahn	Fr. 18:38	Sa. 18:08

Zeitplan

Freitag 19:30 Uhr: Treffen Projektteam am Hotel Sonne, Falko kommt gegen 19:15 im Hotel vorbei und ist beim gemeinsamen Essen auf dem Karren dabei
- Asurnipal bestellt auf 20 Uhr vor (erledigt Asurnipal)
- Zeitplan diskutieren und festlegen (CfP, Anmeldung, Anmeldeschluss, Hotelkontingente reservieren / auflösen)
- Finanzplan skizzieren
Samstag 10 Uhr: Treffen mit Hannelore, Martin und Falko (Heidi ist krank und wird nicht kommen können)
- Falko holt uns an der Sonne ab
- Räumlichkeiten inspizieren
  - A0 01 - Ton- / Kameratechnik, Projektor, Sitzplätze (ausreichend?)
  - B1 05 - Workshopraum - Tontechnik nötig / vorhanden?
  - B2 05 - Workshopraum - Tontechnik nötig / vorhanden?
  - D-Trakt - Computerräume - brauchen wir? welche?
  - E0 05 - Workshopraum - Tontechnik nötig / vorhanden?
  - E0 06 - Workshopraum - Tontechnik nötig / vorhanden?
  - Essbereich
  - Präsentationsbereich (Poster, Roll-Ups...)
  - Anmeldung
  - Gepäckaufbewahrung
  - Kinderzimmer
  - Orga-Büro
- Hausmeister sprechen
- Mensa sprechen
- Turnhalle ansehen
  - mit Hausmeister sprechen
  - Portierdienst besprechen
  - Matrazen Gymnaestrada begutachten
- evtl. Ölz GmbH sprechen...

Kostenaufstellung

Fahrt Manuel + Gustavf: 160 EUR
Fahrt Patrick: 50 CHF
Übernachtungen: 3 x 75 EUR = 225
Bewirtungskosten: 250 EUR
Summe: 675 EUR