Good Governance Kodex

Dieses Dokument beschreibt eine geltende Richtlinie, die vom Vorstand verabschiedet wurde. Daher sollte dieses Dokument nicht verändert werden.

Unter Good Governance verstehen wir im folgenden die Grundsätze einer verantwortungsvollen Organisationskultur für Wikimedia Österreich. Der Begriff „governance“ – für den es in diesem Zusammenhang keine adäquate deutsche Übersetzung gibt – meint also nicht „regieren“ o.ä., sondern eher „steuern“ im Sinne einer Selbststeuerung des Vereins. Ziel ist es, eine verantwortungsbewußte Führung, Kontrolle und Kommunikation sicherzustellen, ohne dabei die Entscheidungsfähigkeit und Effizienz der Leitungsorgane einzuschränken.

Der Kodex kommt v.a. dort zum Tragen, wo die Vereinsstatuten Spielräume für die Gestaltung des Tagesgeschäfts offen lassen. Wir verstehen die Umsetzung des Kodex als kontinuierlichen Prozess, in dem die Grundsätze für unsere Organisationskultur regelmäßig mit der gelebten Vereinskultur verglichen und weiterentwickelt werden sollen.

Allgemeine Grundsätze

• Wikimedia Österreich strebt eine klare Definition der Verantwortlichkeiten bei Aufsicht, Leitung und Umsetzung an. Ziel ist ein ausgewogenes Verhältnis von Steuerung, Führung und Kontrolle zwischen Mitgliedern, Vorstand und Geschäftsführung.
• Wikimedia Österreich führt die Organisation verantwortungsbewusst, effizient und nachhaltig.
• Wikimedia Österreich gewährleistet eine zeitnahe, transparente Information über die Struktur und Tätigkeiten des Vereins sowie die Verwendung ihrer Mittel unter Wahrung der Interessen von Mitgliedern, Freiwilligen und Spender*innen.

Interessenkonflikte

Als einen Interessenkonflikt bezeichnet man eine Situation, in der ein Mensch oder eine Institution in einander widersprechenden Verpflichtungen, Bindungen oder Zielen befangen und infolgedessen nicht mehr objektiv ist.

• Alle Beteiligten sorgen für die Vermeidung von Interessenkonflikten und -kollisionen im Verein.
• Kollidieren Interessen des Vereins mit Interessen von Mitgliedern des Vorstands / der Geschäftsführung oder ihnen nahe stehenden Personen, so werden diese gegenüber dem Vorstand offengelegt. In diesem Falle wirkt das betroffene Vorstandsmitglied / die Geschäftsführung bei allen den Sachverhalt betreffenden Entscheidungen und Verhandlungen nicht mit.
• Können Interessenkonflikte nicht einvernehmlich innerhalb der Vereinsführung gelöst werden, wird das Good-Governance-Gremium als neutrale Instanz angerufen. Bei einvernehmlichen Lösungen, die innerhalb der Vereinsführung erarbeitet werden, wird das Good-Governance-Gremium zeitnah über den Interessenkonflikt und die entsprechenden Maßnahmen zu dessen Lösung informiert.
• Persönliche Verhältnisse (verheiratet, nahe verwandt oder verschwägert bzw. in einer dauerhaften Partnerschaft lebend oder sonstige wirtschaftliche Naheverhältnisse) von Angestellten, Werkunternehmer*innen und bezahlten Dienstleister*innen von Wikimedia Österreich zu Mitgliedern des Vorstands oder der Geschäftsführung sind gegenüber dem Good-Governance-Gremium offen zu legen.

Unvereinbarkeiten

• Niemand darf gleichzeitig Vorstandsmitglied und Angestellter des Vereins sein.
• Wenn sich ein Vorstandsmitglied für eine Anstellung im Verein bewerben will, muss es vorher sein Vorstandsamt zurücklegen. Falls zwischen dem Ende des Vorstandsamtes und der Anstellung ein Zeitraum von weniger als einem Jahr liegt, bedarf diese Anstellung der ausdrücklichen Genehmigung durch das Good-Governance-Gremium.
• Angestellte können frühestens ein Jahr nach Anstellungsende in den Vorstand gewählt werden.

Good-Governance-Gremium

• Jeweils ein Mitglied wird von der Mitgliederversammlung, dem Vorstand und der Belegschaft gewählt. Bei der Wahl des Vertreters der Mitgliederversammlung sind der Vorstand und die Belegschaft nicht stimmberechtigt. Die Obfrau / der Obmann und die Geschäftsführung sind von jeder Kandidatur ausgeschlossen.
• Die Amtszeit des Gremiums beträgt grundsätzlich 2 Jahre. Die Mitglieder bleiben solange im Amt, bis alle drei Personengruppen ihre Vertretung neu gewählt haben und bis die Geschäftsführung die alten und neuen Mitglieder darüber binnen acht Wochen ab der Mitgliederversammlung, bei der die Wahl der Vertretung der Mitgliederversammlung stattgefunden hat, per gemeinsamem Rundmail informiert und dies gleichzeitig über die Vereinskanäle öffentlich kundgemacht hat. Die Amtszeit des neuen Gremiums beginnt am Tag nach dieser Kundmachung, das Datum dieses Tages ist dabei konkret anzuführen.
• Wenn ein Mitglied während laufender Amtsperiode zurücktritt oder aus anderen Gründen dauerhaft ausfällt, ist für die Restzeit ein neues Mitglied zu bestellen. Im Falle des vom Vorstand oder von der Belegschaft gewählten Mitglieds erfolgt die Nachwahl zeitnah, im Falle des von der Mitgliederversammlung gewählten Mitglieds erfolgt sie bei der jeweils nächsten Mitgliederversammlung. Die Information an das Gremium, die öffentliche Kundmachung und der Amtsbeginn erfolgen wie oben dargestellt.
• Good-Governance-Beauftragte müssen keine Vereinsmitglieder sein.
• Das Good-Governance-Gremium dient als Meldestelle für allfällige Verstöße gegen diesen Kodex. Das Gremium ist berechtigt, vom Vorstand und der Geschäftsführung zur Klärung des Falls notwendige Informationen einzuholen. Diese sind vertraulich zu behandeln. Bleiben Zweifel auch nur eines einzelnen Mitglieds des Good-Governance-Gremiums bestehen, so müssen die Rechnungsprüfer*innen darüber in Kenntnis gesetzt werden. Diesen obliegt die Entscheidung über das weitere Vorgehen entsprechend den Statuten.
• Besteht der Verdacht der Befangenheit einzelner Mitglieder des Good-Governance-Gremiums, kann der Sachverhalt auch an einzelne Mitglieder gemeldet werden, die diesen bei Bedarf anonymisiert in das Gremium einbringen. Voraussetzung ist ein klar kommunizierter Auftrag im Sinne einer Good-Governance-Prüfung aktiv zu werden an das jeweilige Mitglied.
• Zu jeder Mitgliederversammlung fertigt das Good-Governance-Gremium einen Good-Governance-Bericht an.
• Die Tätigkeit der Good-Governance-Beauftragten ist ehrenamtlich.

Aktuelle Mitglieder des Good-Governance-Gremiums sind: Heidrun Rosenberg (gewählt durch den Vorstand), Walter Isack (gewählt durch die Mitgliederversammlung) und Delphine Ménard (gewählt durch die Belegschaft). Mit dem Good-Governance-Gremium kann jederzeit vertraulich Kontakt aufgenommen werden unter der Mailadresse goodgovernance@wikimedia.at.

Verfahrensordnung

Wie gehen Meldungen an das GGG ein? Kontakt ausschließlich per Email über: goodgovernance@wikimedia.at. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitglieder des Gremiums über die gleichen Informationen verfügen. Aus dem Kodex (s.o.): Besteht der Verdacht der Befangenheit einzelner Mitglieder des Good-Governance-Gremiums, kann der Sachverhalt auch an einzelne Mitglieder gemeldet werden, die diesen bei Bedarf anonymisiert in das Gremium einbringen. Voraussetzung ist ein klar kommunizierter Auftrag im Sinne einer Good-Governance-Prüfung aktiv zu werden an das jeweilige Mitglied. Wer kann sich an GGG wenden? Jede*r kann Meldungen einreichen, einschließlich Vereinsmitglieder, Angestellte, Vorstandsmitglieder. Was gilt als zu meldender Missstand? Als erhebliches Fehlverhalten gelten unter anderem: Interessenskonflikte bzw. Unvereinbarkeiten der Vereinsorgane Missstände in der Organisationsführung Erhebliches Fehlverhalten kann unterschiedliche Formen annehmen und über die hier genannten Beispiele hinausgehen. Siehe dazu unseren Good Governance Kodex.

§ 1 Meldung

Wer ein Anliegen über einen Missstand innerhalb der Vereinsführung von Wikimedia Österreich hat, kann sich jederzeit an das GGG wenden. Menschen, die Meldungen über mutmaßliche Missstände machen, nennen wir im weiteren Melder*innen. Eine Meldung muss per E-Mail an goodgovernance@wikimedia.at erfolgen. Melder*innen teilen dem Gremium am besten gleich mit, ob ihre Identität vertraulich behandelt werden soll, oder ob sie offengelegt werden kann. Auch anonyme Meldungen sind möglich. Meldungen werden grundsätzlich im Original-Wortlaut an die von Meldungen betroffenen Personen weitergeleitet.

Die Meldung sollte folgende Informationen enthalten:

1. Welcher Missstand wird gemeldet? Melder*innen beschreiben ihre Beobachtung und die Umstände, in denen es aufgetreten ist.
2. Welche Personen sind daran beteiligt? (Wenn die Melder*in es weiß.)
3. Welche Tatsachen und Informationen sind der Melder*in zu diesem Fall bekannt?
4. Gibt es weitere Informationen, die für die Meldung relevant sind, auf die die Melder*in aber keinen Zugriff hat? Wenn ja, welche, und wo wären sie zu finden?
5. Eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der Melder*in, damit ihr das GGG eine schriftliche Eingangsbestätigung (E-Mail oder Messenger-Nachricht) zur Meldung schicken und sie eventuell für Rückfragen kontaktieren kann.

§ 2 Eingangsbestätigung und Prüfen des Anliegens

Das GGG schickt der Melder*in spätestens nach sieben Tagen eine schriftliche Bestätigung, dass ihre Meldung eingegangen ist. Möglicherweise stellt das GGG auch gleich Rückfragen zur Meldung oder bittet die Melder*in um weitere Informationen. Wenn es diese Information noch nicht bekommen hat, fragt das GGG an dieser Stelle bei der Melder*in nach, ob die Identität der Melder*in anonym bleiben soll oder offengelegt werden kann. Wenn die Meldung nicht in die Zuständigkeit des GGG fallen sollte, teilt das GGG das der Melder*in mit und nennt, soweit vorhanden, die zuständige Instanz (z.B. Vorstand, Geschäftsstelle, Schiedsgericht).

§ 3 Anhörung der Melder*in

Das GGG bietet der Melder*in gegebenenfalls eine mündliche Anhörung (per Video- oder Telefonkonferenz), also ein Gespräch, an, wo weitere Fragen geklärt werden können. Die Melder*in kann diese Möglichkeit annehmen, muss aber nicht. Wenn es eine Anhörung gibt, dient diese dem GGG, zusammen mit etwaigen schriftlich übermittelten Informationen, als Grundlage für sein weiteres Vorgehen. Es ist dem GGG vorbehalten, nach der Anhörung auf weitere Schritte zu verzichten.

Das GGG hält die Melder*in während des Verfahrens auf dem Laufenden über den groben Verlauf des Verfahrens. (Wenn die Melder*in das nicht möchte, gibt sie dem GGG Bescheid.) Wer eine Meldung gemacht hat, ist nicht automatisch verpflichtet, am weiteren Verfahren mitzuwirken. Melder*innen sind ausdrücklich nicht verpflichtet zu weiteren Stellungnahmen, zu mündlichen Anhörungen und/oder zu einer Konfrontation mit Personen, die für das von ihnen gemeldete Fehlverhalten verantwortlich sind. Wenn die Melder*in keine weiteren Informationen erteilt, kann das GGG das Verfahren trotzdem zu Ende bringen, solange die gegebenen Informationen ausreichen. Wenn die Informationen nicht ausreichen, muss das Verfahren eingestellt werden. Das GGG vermerkt das so in seinem Bericht.

§ 4 Nachforschungen

Das GGG stellt Nachforschungen an, indem es Fragen stellt und Informationen einholt. Als Leitbild dient dem GGG und der Vereinsführung die Haltung, stets von guten Absichten aller Beteiligten auszugehen und eine möglichst unbeeinflusste, objektive Beurteilung der Situation zu ermöglichen.

Zuerst informiert das GGG die Person oder die Personen, die in einen potenziellen Missstand direkt involviert sind, davon, dass eine Meldung in ihrem Zuständigkeitsbereich vorliegt und dass das GGG nun den Fall untersucht. Wenn die Melder*in nicht anonym bleiben möchte, kann das GGG hier auch die Melder*in nennen. Das GGG gibt die Meldung im Originalwortlaut weiter, gegebenenfalls mit seinen eigenen Anmerkungen dazu.

Danach informiert das GGG die restliche Vereinsführung (sprich: den Vorstand und die Geschäftsführerin), dass ein Fall vorliegt, den es gerade untersucht. Wenn die Melder*in nicht anonym bleiben möchte, kann das GGG hier auch die Melder*in nennen. Bei der Information an die nicht unmittelbar involvierten Personen (restliche Vereinsführung) muss das GGG nicht den exakten Wortlaut der Meldung weitergeben, wenn es das für sinnvoll erachtet. Es muss jedoch den Bereich nennen, um den es sich handelt. Beispiele dafür sind: "Wir untersuchen einen potenziellen Interessenskonflikt eines Vorstandsmitglieds bei der Beauftragung einer Dienstleistung," oder "Wir prüfen, ob bei den Dienstreisen auch die Regeln der wirtschaftlichen Sparsamkeit im Sinne unseres Vereins eingehalten werden."

Das GGG zieht für seine Nachforschungen immer die unmittelbar betroffene Person, bei der ein mögliches Fehlverhalten in Frage steht, hinzu, sowie ihr Gegenüber im Verein, sprich die Person oder Personen, die in unserem Prozess nach dem 4-Augen-Prinzip mitverantwortlich sind (z.B. für Zahlungen Geschäftsstelle sind das die Kassier*innen). Ein Beispiel: Untersucht das GGG den Fall von potenziell zu hohen Spesen der Geschäftsführerin, informiert das GGG neben der Geschäftsführerin auch sofort die Kassier*innen, weil letztere die Zahlungen überwachen und damit mitverantwortlich sind. Das GGG bittet immer beide Instanzen um eine Stellungnahme bzw. lädt sie zur Anhörung ein.

Gegebenenfalls zieht das GGG an dieser Stelle für seine Nachforschungen zusätzlich zur Vereinsführung auch weitere Vereinsfunktionär*innen hinzu, wie z.B. die interne Rechnungsprüfung.

Für seine Nachforschungen kann das GGG in organisationsinterne Dokumente schauen, betroffene Personen zu Anhörungen einladen und bei Treffen auf Vereinsführungsebene, z.B. Vorstandssitzungen, vorsprechen. Organisationsinterne Geheimnisse sind kein Hindernis für die Nachforschungen.

Wenn das GGG Personen (außer der Melder*in) einlädt, müssen diese innerhalb einer angemessenen Frist zur Anhörung erscheinen. Ein Nichterscheinen protokolliert das GGG in seinem Bericht. Wie lange diese Frist genau ist, setzt das Gremium fest. Der Richtwert dafür ist eine Woche. Nach Ermessen des GGGs oder der betroffenen Person kann die betroffene Person auch eine schriftliche Stellungnahme abgeben, dafür gelten gleiche Fristen und deren Richtwerte.

Den Mitgliedern des GGG steht ein jährliches Budget zur Verfügung, mit dem sie sich externe Unterstützung für konkrete Fälle holen können, z.B. in Form von Beratung zur bestmöglichen Kommunikation, für Coachings oder externe Moderation. Das GGG ist ausdrücklich dazu eingeladen, auf diese Möglichkeit schon zu Beginn eines Falles zurückzugreifen. Das GGG darf externe Personen, die es z.B. als Coaches oder Mediator*innen engagiert, über den Fall im Detail informieren. Für externe Personen gilt eine Verschwiegenheitspflicht, die das GGG bei Beauftragung einholen muss.

§ 5 Befangenheit

Wenn der Verdacht besteht, dass ein Mitglied des GGG oder eine andere entscheidende Person im Verfahren (z.B. Rechnungsprüfer*in) befangen ist, kann das GGG oder die Melder*in ihr den Verdacht aussprechen und den Verdacht protokollieren.

Eine Person gilt als befangen, wenn es möglich erscheint, dass sie in das gemeldete erhebliche Fehlverhalten involviert war: dass sie es entweder selbst verursacht, verschleiert oder anderswie begünstigt hat. Es muss nicht bewiesen werden, dass sie involviert war, es genügt der konkrete Verdacht.

Ob eine Person für befangen erklärt wird, entscheidet das GGG unter Ausschluss der potentiell befangenen Person bzw. Personen. Das GGG entscheidet anschließend auch darüber, ob es sich nach einer solchen Befangenheitserklärung noch als entscheidungsfähig erachtet.

Die Personen, die den Verdacht aussprechen, und die Person, bei der Befangenheit vermutet wird, werden vom GGG in zwei unterschiedlichen Anhörungen gehört. Zuständig für die Organisation der Anhörungen ist das GGG. Das GGG muss spätestens sieben Tage nachdem der Verdacht ausgesprochen wurde, über die Befangenheit entscheiden.

Wenn eine oder mehrere Personen für befangen erklärt werden, dürfen sie im weiteren Verfahren keine entscheidende Rolle einnehmen.

Wenn sich eine Person befangen fühlt, kann sie den Verdacht auch gegen sich selbst aussprechen oder sich selbst unmittelbar für befangen erklären. Dann gelten weiterhin alle hier beschriebenen Regeln für den Umgang mit dem Verdacht.

§ 6 Bericht

Lässt sich der gemeldete Missstand im Zuge der Nachforschungen klären und/oder wird durch die Vereinsführung gelöst, wird der Fall geschlossen. Der abgeschlossene Fall wird in den allgemeinen Bericht des GGG an die Mitgliederversammlung aufgenommen.

Dem GGG stehen finanzielle Mittel für externe Unterstützung zur Verfügung (siehe auch § 4 Nachforschungen). Wenn sich abzeichnet, dass ein Fall mit der Vereinsführung nicht gelöst werden kann, hat das GGG die Möglichkeit, externe Unterstützung heranzuziehen, bevor es sich mit einem Bericht über einen ungelösten Fall an die Mitgliederversammlung wendet.

Wenn trotz aller Bemühungen der gemeldete Missstand nicht geklärt und/oder durch die Vereinsführung nicht behoben wird, verfasst das GGG einen Bericht, der den Verlauf des Falls darstellt und seine Empfehlungen ausspricht. Das GGG übermittelt diesen Bericht an die Vereinsführung (Vorstand und Geschäftsführerin). Der Vorstand hat daraufhin Zeit, innerhalb einer vom GGG gesetzten Frist eine Stellungnahme zu dem Bericht zu verfassen. Die Geschäftsführerin ist in jedem Fall informiert und trägt gegebenenfalls zur Stellungnahme bei, verantwortlich für die Stellungnahme ist der Vorstand. Richtwert dafür sind zwei Wochen.

Der Bericht des GGG über einen nicht behobenen Missstand und die dazugehörige Stellungnahme der Vereinsführung werden an die Vereinsmitglieder übermittelt, vor einer nächsten Mitgliederversammlung. (Liegt diese noch weiter in der Zukunft, kann es Sinn machen, den Bericht früher auszusenden, damit die Mitglieder eine Chance haben, sich nach der 10%-Regel für eine außerordentliche Mitgliederversammlung zu entscheiden. Auch die Rechnungsprüfer*innen können eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen.) Angestrebt wird, dass das GGG sowohl den eigenen Bericht als auch die Stellungnahme des Vorstandes an die Mitglieder übermittelt. Es ist jedoch auch möglich, dass das GGG seinen Bericht übermittelt und der Vorstand die Stellungnahme separat übermittelt. Das GGG und der Vorstand können sich Unterstützung zur optimalen Art der Übermittlung durch Mitarbeitende der Geschäftsstelle holen, von denen die Mitgliederversammlung organisiert wird. Das Ziel ist, sicherzustellen, dass alle Vereinsmitglieder die nötigen Informationen rechtzeitig haben, um informierte Entscheidungen zu treffen. Richtwert für eine Übermittlung sind vier Wochen vor der Mitgliederversammlung, in Wahljahren zwei Wochen vor dem ersten Tag des Wahlbeginns.

In jedem Fall informiert das GGG alle nötigen Stellen vom Verlauf des Prozesses: Die Melder*in, die Vereinsführung (Vorstand und Geschäftsführerin) und, sofern sie involviert waren, weitere Vereinsfunktionär*innen wie z.B. interne Rechnungsprüfer*innen. Das GGG schickt dem*der Melder*in auch den Bericht des GGG und ggf. die dazugehörige Stellungnahme des Vorstandes.

Good-Governance-Bericht

• Im Good-Governance-Bericht werden die Good-Governance-Struktur, mögliche Änderungen der Struktur des Kodex sowie insbesondere Verstöße gegen diesen Kodex dargelegt.
• Der Good-Governance-Bericht ist der Öffentlichkeit dauerhaft auf der Homepage des Vereins zugänglich zu machen, es sei denn, die Veröffentlichung würde übergeordnete Vereinszwecke gefährden.

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