Good Governance Kodex

Dieses Dokument beschreibt eine geltende Richtlinie, die vom Vorstand verabschiedet wurde. Daher sollte dieses Dokument nicht verändert werden.

Unter Good Governance verstehen wir im folgenden Grundsätze einer verantwortungsvollen Organisationskultur für Wikimedia Österreich. Der Begriff "governance" - für den es in diesem Zusammenhang keine adäquate deutsche Übersetzung gibt - meint also nicht "regieren" o.ä., sondern eher "steuern" im Sinne einer Selbststeuerung des Vereins. Ziel ist es, eine verantwortungsbewußte Führung, Kontrolle und Kommunikation sicherzustellen ohne dabei die Entscheidungsfähigkeit und Effizienz der Leitungsorgane einzuschränken. Der Kodex kommt v.a. dort zum Tragen, wo die Vereinsstatuten Spielräume für die Gestaltung des Tagesgeschäft offen lassen. Wir verstehen die Umsetzung des Kodex als kontinuierlichen Prozess, in dem die Grundsätze für unsere Organisationskultur regelmäßig mit der gelebten Vereinskultur verglichen und weiterentwickelt werden sollen.

Allgemeine Grundsätze

• Wikimedia Österreich strebt eine klare Definition der Verantwortlichkeiten bei Aufsicht, Leitung und Umsetzung an. Ziel ist ein ausgewogenes Verhältnis von Steuerung, Führung und Kontrolle zwischen Mitgliedern, Vorstand und Geschäftsführung.
• Wikimedia Österreich führt die Organisation verantwortungsbewusst, effizient und nachhaltig.
• Wikimedia Österreich gewährleistet eine zeitnahe, transparente Information über die Struktur und Tätigkeiten des Vereins sowie die Verwendung ihrer Mittel unter Wahrung der Interessen von Mitgliedern, Freiwilligen und Spendern.

Vorstand

• Ziel ist, dass der Vorstand über die erforderlichen Management- und Sozialkompetenzen verfügt:
  • Wikipedia- / Wikimedia-Erfahrung
  • Identifikation mit der Idee des freien Wissens
  • Juristische Kompetenz
  • Betriebswirtschaftliche Kompetenz
  • Organisations- und Personalkompetenz
  • Technisches Fachwissen
• Der Verein ermöglicht den Mitgliedern des Vorstands eine angemessene Weiterentwicklung ihrer Kompetenzen.
• Der Vorstand stellt ausreichend Zeit zur Verfügung, um eine effiziente und wirksame Wahrnehmung der Aufgaben zu ermöglichen.
• Die Entscheidungen des Vorstands basieren auf einer eigenständigen Willensbildung eines jeden einzelnen Vorstandsmitglieds.
• Ein ausgewogenes Verhältnis verschiedener Altersstufen und Geschlechter im Vorstand ist erstrebenswert.

Aufgaben des Vorstands

• Der Vorstand schlägt die strategischen Ausrichtungen des Vereins zusammen mit den Jahreszielen bei der Mitgliederversammlung vor.
• Das Finanz-, Rechnungs- und Kontrollwesen des Vereins erfolgt nach den Erfordernissen des Vereinsrechts, den Vorgaben der Wikimedia Foundation sowie den Anforderungen des Österreichischen Spendengütesiegels.
• Der Vorstand erarbeitet das Budget und steuert und überwacht die für die Zielerreichung notwendige Mittelverwendung.
• Regelung der Struktur und Verantwortlichkeiten der Geschäftsführung. Er bestellt und beaufsichtigt die mit der Geschäftsführung betrauten Personen.
• Der Vorstand kann unter Wahrung der Aufsicht und der Verantwortlichkeit Aufgaben an die Geschäftsführung delegieren (siehe Aufgaben der Geschäftsführung).
• Die regelmäßige Information der Mitglieder, Freiwilligen und Spender gewährleistet die Transparenz bei der Mittelverwendung.
• Der Vorstand überprüft regelmäßig die Zweckmäßigkeit der für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Strukturen und Verfahren.
• Der Vorstand trifft sich mindestens zweimal im Jahr persönlich, darüber hinaus werden wöchentliche Telefonkonferenzen angestrebt. Die Geschäftsführung wohnt den Treffen in der Regel bei.

Vorstand und Geschäftsführung

• Die Geschäftsführung ist gegenüber dem Vorstand verantwortlich und berichtet ihm regelmäßig, insbesondere im Rahmen der Telefonkonferenzen.
• Sie bereitet die Geschäfte des Vorstands vor, denkt und handelt dabei vorausschauend und bringt Impulse und Vorschläge ein.
• Die Geschäftsführung unterstützt den Vorstand in seiner Entscheidungsfindung und setzt dessen Entscheidungen um.
• Die Geschäftsführung nimmt in der Regel an den Sitzungen des Vorstands mit beratender Stimme teil. In Abwesenheit kann ein von der Geschäftsführung bestellter Vertreter aus dem Kreis der Mitarbeiter teilnehmen.
• Die Arbeit der Geschäftsführung wird im Rahmen eines jährlichen Zielvereinbarungsgesprächs mit Vertretern des Vorstands definiert und evaluiert.

Geschäftsführung

• Die Geschäftsführung führt die Geschäftsstelle und die operativen Geschäfte im Hinblick auf die Ziele des Vereins.
• Sie legt die Prioritäten zur Erreichung der vorgegebenen Ziele im Rahmen der Vorgaben des Vorstands fest und setzt diese um.
• Der Verein ermöglicht die angemessene Weiterentwicklung der Führungs- und Fachkompetenzen der Geschäftsführung. Diese sorgt ihrerseits für die Weiterbildung der ihr anvertrauten Mitarbeiter.

Aufgaben der Geschäftsführung

• Steuerung des Tagesgeschäfts (Anfragen, Termine, Infrastruktur etc.).
• Führung der Mitarbeiter (Mitarbeiter- und Zielvereinbarungsgespräche, Weisungsbefugnis, Kontrolle und Steuerung im Tagesgeschäft).
• Planung und Auswahl neuer Mitarbeiter unter Mitwirkung des Vorstands.
• Koordination von Dienstleistern und Werkunternehmern.
• Betreuung der ehrenamtlich und freiwillig Tätigen.
• Projektunterstützung und -controlling.
• Steuerung der internen und externen Kommunikation.
• Strategische Impulse: Vorschläge für Definition von Zielen und Zielgruppen der Organisation und für deren strategische Ausrichtung.
• Organisationsentwicklung.
• Ausbau und Pflege von nationalen und internationalen Kooperationen, Partnerschaften und Netzwerken.
• Verwaltung des Budgets. Der finanzielle Handlungsrahmen der Geschäftsführung beträgt max. 2000 EUR bis zur Genehmigung durch den Vorstand und max. 500 EUR pro Einzelausgabe.
• Vorbereitung (ggf. in Zusammenarbeit mit Mitgliedern des Vorstands) des Jahresberichts und der Jahresabrechnung.
• Umsetzung der Grundsätze des Finanz-, Rechnungs- und Kontrollwesens in Abstimmung mit Vorstand und Rechnungsprüfern und weiteren Kontrollinstanzen (z.B. FDC, Wirtschaftsprüfer, Spendengütesiegel).
• Entwurf (in Zusammenarbeit mit dem Vorstand) für den Finanzplan und das Budget.

Interessenskonflikte

Als einen Interessenkonflikt bezeichnet man eine Situation, in der ein Mensch oder eine Institution in einander widersprechenden Verpflichtungen, Bindungen oder Zielen befangen und infolgedessen nicht mehr objektiv ist.

• Der Vorstand und die Geschäftsführung sorgen für die Vermeidung von Interessenkonflikten und -kollisionen im Verein.
• Kollidieren Interessen des Vereins mit Interessen von Mitgliedern des Vorstands / der Geschäftsführung oder ihnen nahe stehenden Personen, so werden diese gegenüber dem Vorstand offen gelegt. In diesem Falle wirkt das betroffene Vorstandsmitglied / die Geschäftsführung bei allen den Sachverhalt betreffenden Entscheidungen und Verhandlungen nicht mit.
• Persönliche Verhältnisse (verheiratet, nahe verwandt oder verschwägert bzw. in einer dauerhaften Partnerschaft lebend) von Mitarbeitern, Werkunternehmern und bezahlten Dienstleistern von Wikimedia Österreich zu Mitgliedern des Vorstands oder der Geschäftsführung sind gegenüber dem Good-Governance-Gremium offen zu legen.

Good-Governance-Gremium

• Ein Good-Governance-Gremium wird für die Dauer von 2 Jahren ernannt.
• Jeweils ein Mitglied wird von der Mitgliederversammlung, dem Vorstand und der Belegschaft entsandt. Der Obmann und die Geschäftsführung sind von der Kandidatur ausgeschlossen.
• Good-Governance-Beauftragte müssen keine Vereinsmitglieder sein.
• Das Good-Governance-Gremium dient als Meldestelle für allfällige Verstöße gegen diesen Kodex. Das Gremium ist berechtigt vom Vorstand und der Geschäftsführung zur Klärung des Falls notwendige Informationen einzuholen. Diese sind vertraulich zu behandeln. Bleiben Zweifel bestehen, so müssen die Rechnungsprüfer darüber in Kenntnis gesetzt werden. Diesen obliegt die Entscheidung über das weitere Vorgehen entsprechend den Statuten.
• Einmal pro Jahr zur Mitgliederversammlung fertigt das Good-Govnerance-Gremium einen Good-Governance-Bericht an.
• Die Tätigkeit der Good-Governance-Beauftragten ist ehrenamtlich.

Good-Governance-Bericht

• Im Good-Governance-Bericht werden die Good-Governance-Struktur, mögliche Änderungen der Struktur des Kodex sowie insbesondere Verstöße gegen diesen Kodex dargelegt.
• Der Good-Governance-Bericht ist der Öffentlichkeit dauerhaft auf der Homepage des Vereins zugänglich zu machen, es sei denn, die Veröffentlichung würde übergeordnete Vereinszwecke gefährden.