Archiv/2011-06-26 Fundraising Summit 2011

CiviCRM: Kontaktpflege und Verbuchung

Die Wikimedia Foundation setzt seit einiger Zeit als Adressdatenbank CiviCRM ein. Es setzt auf dem verbreiteten Content-Management-System (CMS) Drupal auf. Sowohl Drupal als auch CiviCRM sind Freie Software, in PHP geschrieben und daher leicht erweiterbar und anpassbar.

Obwohl CiviCRM speziell für die Belange von gemeinnützigen Organisationen entwickelt wurde und Funktionen zur Verwaltung von Spenden und Mitgliedsbeiträgen besitzt war bislang unsere Einschätzung des Systems wenig positiv: Es wirkt sehr umständlich und die Buchungsmöglichkeiten sind eingeschränkt, so dass uns ein eigenes Spendensystem mit angebundenem, einfacher zu bedienendem CRM-System sinnvoller erschien.

Wikimedia Schweden hat CiviCRM seit dem letzten Fundraiser im Einsatz und sich damit eine funktionierende Buchhaltung aufgebaut. Durch "Zweckentfremdung" bestimmter Funktionen lassen sich Budgets verwalten, die eingebauten Berichtfunktionen können, einmal vorkonfiguriert, das Reporting an die Foundation abbilden. Wikimedia Schweden hat sich in Drupal und CiviCRM einiges an Kompetenz angeeignet und für beides sehr interessante Module entwickelt.

Für uns war die Präsentation sehr erhellend, wir haben entschieden CiviCRM schnellstmöglich einzuführen - Drupal setzt Wikimedia Österreich bereits für die Webseite www.wikimedia.at ein. Dazu werden wir einen Workshop mit Holger von Wikimedia Schweden abhalten bei dem sich Techniker zusammensetzen und das System installieren und konfigurieren. Dieses Treffen wird vom 8. bis 10. Juli bei Manuel zuhause stattfinden, damit spart Wikimedia Österreich sämtliche Reise- und Unterbringungskosten. Im Gegenzug dazu übernehmen wir den Flug von Holger (Stockholm - Basel, 310 EUR). Beppo bereitet vorab einen Kostenstellenplan vor, den wir dann direkt einrichten werden.

Fundraising Agreement

Das Fundraising Agreement regelt als Vertrag zwischen der Wikimedia Foundation und jedem spendensammelnden Wikimedia-Verein die Modalitäten der Spendensammelaktion. Letztes Jahr wurde dort festgelegt, dass die Wikimedia-Vereine das nach Abzug ihrer Spesen (Bankgebühren, Programmierkosten...) erhaltene Geld zur Hälfte mit der Wikimedia Foundation teilen. Die Wikimedia Foundation hat auch einige Spenden aus Österreich erhalten, davon die Hälfte sind ebenfalls zum Abzug gekommen. Insgesamt hat Wikimedia Österreich damit Einnahmen von rund 50.000 EUR aus der Spendensammelaktion gehabt. Spenden außerhalb des Fundraisers werden nicht berücksichtigt und verbleiben zur Gänze beim Empfänger.

Dieses Jahr ändert sich die Spendenaufteilung: Die Wikimedia-Vereine müssen vorab ein Budget (Program Plan) für das kommende Jahr abliefern welches ein Spendenziel (Fundraising Target) definiert. Alle Spenden bis zu diesem Spendenziel gehören dem Verein, der gesamte Rest geht an die Wikimedia Foundation. Beträgt das Spendenziel mehr als 150% der letztjährigen Einnahmen (bei uns also 75.000 EUR), dann behält sich die Wikimedia Foundation vor das Budget zu überprüfen und ggf. auf die 150% zu kürzen. Beide Punkte wurden heiß diskutiert, ua. wurde deshalb auch Moushira per Skype zur Sitzung zugeschaltet. Am Ende waren sich alle anwesenden Vertreter einig, dass nach einigen Formulierungsänderungen - eher kosmetischer Art - der Vertrag unterzeichnet werden kann.

Banner, Landing Pages, Testing

Es steht jedem Wikimedia-Verein - auch denen, die nicht direkt teilnehmen - frei eigene Spendenbanner zu entwickeln und aufzuschalten. Die Wikimedia Foundation fährt momentan Tests mit verschiedenen Bannern um festzustellen wie gut diese wirken. Gerne möchte man alternative Banner zu den bislang erfolgreichsten Jimmy-Wales-Banner haben. Beim Test kurz vor dem Fundraising Summit brachte ein Banner mit Wikimedia-Entwickler Brandon Harris erstmals ähnlich gute Ergebnisse wie Jimmy Wales.

Wikimedia Österreich kann sich Banner mit österreichischen Autoren gut vorstellen - erstens möchten wir den Leuten, die die Leistung erbringen gerne in den Vordergrund stellen, zweitens möchten wir die Nutzer und damit potentiellen Spender gerne auch persönlicher ansprechen. Gerne freuen wir uns auch Vorschläge, werden allerdings dieses Thema von Vorstandsseite erst im kommenden Jahr forcieren, da wir uns dieses Jahr auf eine ordentliche Abwicklung und die Abbildung unserer Abläufe in CiviCRM konzentrieren wollen. Dadurch gewinnen wir Sicherheit und können künftig bei der Abwicklung nicht nur der Spenden viel Zeit einsparen. Diese können wir dann zur Weiterentwicklung der Spendenkampagne und anderen Projekte verwenden.

Abläufe

• die Anmeldung für regelmäßige Spender könnte die Option beinhalten

Mitglied bei WMAT zu werden (per Default Fördermitglied, auf Wunsch Aktivmitglied)

• WMDE schreibt Dankesbriefe (auf Papier) ab 25 EUR
• WMF schreibt Dankesbriefe ab 10 USD, bei Schecks (die per Post

eingehen) generell, ansonsten E-Mails

• nachdem die Spende erfolgt ist kann man bei WMF dies auf

Twitter/Identi.ca/Facebook kund tun

• WMDE und WMSE haben einen Spendenticker
• Give-Aways: Kleine Werbeartikel den Dankesbriefen beilegen - wirkt,

man sollte es aber nicht übertreiben. Beispiel: Kugelschreiber, Aufkleber...

• den Dankesbriefen Mitgliedsanträge beilegen (Fördermitgliedschaft ist

nicht so aufdringlich): Sehr viel Rücklauf bei WMDE (über 400 neue Mitglieder in 2011)

• Dankesbriefe werden acht Wochen (direkt nach Ende der Rückholfrist für

Abbuchungen) nach dem Fundraiser rausgeschickt, mit einer Zusammenstellung aller Spenden im letzten Jahr (bei regelmäßigen Spendern), spätere Spender müssen wieder ein Jahr warten.