Good Governance Kodex

Dieses Dokument beschreibt eine geltende Richtlinie, die vom Vorstand verabschiedet wurde. Daher sollte dieses Dokument nicht verändert werden.

Unter Good Governance verstehen wir im folgenden die Grundsätze einer verantwortungsvollen Organisationskultur für Wikimedia Österreich. Der Begriff „governance“ – für den es in diesem Zusammenhang keine adäquate deutsche Übersetzung gibt – meint also nicht „regieren“ o.ä., sondern eher „steuern“ im Sinne einer Selbststeuerung des Vereins. Ziel ist es, eine verantwortungsbewußte Führung, Kontrolle und Kommunikation sicherzustellen, ohne dabei die Entscheidungsfähigkeit und Effizienz der Leitungsorgane einzuschränken.

Der Kodex kommt v.a. dort zum Tragen, wo die Vereinsstatuten Spielräume für die Gestaltung des Tagesgeschäfts offen lassen. Wir verstehen die Umsetzung des Kodex als kontinuierlichen Prozess, in dem die Grundsätze für unsere Organisationskultur regelmäßig mit der gelebten Vereinskultur verglichen und weiterentwickelt werden sollen.

Allgemeine Grundsätze

• Wikimedia Österreich strebt eine klare Definition der Verantwortlichkeiten bei Aufsicht, Leitung und Umsetzung an. Ziel ist ein ausgewogenes Verhältnis von Steuerung, Führung und Kontrolle zwischen Mitgliedern, Vorstand und Geschäftsführung.
• Wikimedia Österreich führt die Organisation verantwortungsbewusst, effizient und nachhaltig.
• Wikimedia Österreich gewährleistet eine zeitnahe, transparente Information über die Struktur und Tätigkeiten des Vereins sowie die Verwendung ihrer Mittel unter Wahrung der Interessen von Mitgliedern, Freiwilligen und Spender*innen.

Interessenkonflikte

Als einen Interessenkonflikt bezeichnet man eine Situation, in der ein Mensch oder eine Institution in einander widersprechenden Verpflichtungen, Bindungen oder Zielen befangen und infolgedessen nicht mehr objektiv ist.

• Alle Beteiligten sorgen für die Vermeidung von Interessenkonflikten und -kollisionen im Verein.
• Kollidieren Interessen des Vereins mit Interessen von Mitgliedern des Vorstands / der Geschäftsführung oder ihnen nahe stehenden Personen, so werden diese gegenüber dem Vorstand offengelegt. In diesem Falle wirkt das betroffene Vorstandsmitglied / die Geschäftsführung bei allen den Sachverhalt betreffenden Entscheidungen und Verhandlungen nicht mit.
• Können Interessenkonflikte nicht einvernehmlich innerhalb der Vereinsführung gelöst werden, wird das Good-Governance-Gremium als neutrale Instanz angerufen. Bei einvernehmlichen Lösungen, die innerhalb der Vereinsführung erarbeitet werden, wird das Good-Governance-Gremium zeitnah über den Interessenkonflikt und die entsprechenden Maßnahmen zu dessen Lösung informiert.
• Persönliche Verhältnisse (verheiratet, nahe verwandt oder verschwägert bzw. in einer dauerhaften Partnerschaft lebend oder sonstige wirtschaftliche Naheverhältnisse) von Angestellten, Werkunternehmer*innen und bezahlten Dienstleister*innen von Wikimedia Österreich zu Mitgliedern des Vorstands oder der Geschäftsführung sind gegenüber dem Good-Governance-Gremium offen zu legen.

Unvereinbarkeiten

• Niemand darf gleichzeitig Vorstandsmitglied und Angestellter des Vereins sein.
• Wenn sich ein Vorstandsmitglied für eine Anstellung im Verein bewerben will, muss es vorher sein Vorstandsamt zurücklegen. Falls zwischen dem Ende des Vorstandsamtes und der Anstellung ein Zeitraum von weniger als einem Jahr liegt, bedarf diese Anstellung der ausdrücklichen Genehmigung durch das Good-Governance-Gremium.
• Angestellte können frühestens ein Jahr nach Anstellungsende in den Vorstand gewählt werden.

Good-Governance-Gremium

• Jeweils ein Mitglied wird von der Mitgliederversammlung, dem Vorstand und der Belegschaft gewählt. Bei der Wahl des Vertreters der Mitgliederversammlung sind der Vorstand und die Belegschaft nicht stimmberechtigt. Die Obfrau / der Obmann und die Geschäftsführung sind von jeder Kandidatur ausgeschlossen.
• Die Amtszeit des Gremiums beträgt grundsätzlich 2 Jahre. Die Mitglieder bleiben solange im Amt, bis alle drei Personengruppen ihre Vertretung neu gewählt haben und bis die Geschäftsführung die alten und neuen Mitglieder darüber binnen acht Wochen ab der Mitgliederversammlung, bei der die Wahl der Vertretung der Mitgliederversammlung stattgefunden hat, per gemeinsamem Rundmail informiert und dies gleichzeitig über die Vereinskanäle öffentlich kundgemacht hat. Die Amtszeit des neuen Gremiums beginnt am Tag nach dieser Kundmachung, das Datum dieses Tages ist dabei konkret anzuführen.
• Wenn ein Mitglied während laufender Amtsperiode zurücktritt oder aus anderen Gründen dauerhaft ausfällt, ist für die Restzeit ein neues Mitglied zu bestellen. Im Falle des vom Vorstand oder von der Belegschaft gewählten Mitglieds erfolgt die Nachwahl zeitnah, im Falle des von der Mitgliederversammlung gewählten Mitglieds erfolgt sie bei der jeweils nächsten Mitgliederversammlung. Die Information an das Gremium, die öffentliche Kundmachung und der Amtsbeginn erfolgen wie oben dargestellt.
• Good-Governance-Beauftragte müssen keine Vereinsmitglieder sein.
• Das Good-Governance-Gremium dient als Meldestelle für allfällige Verstöße gegen diesen Kodex. Das Gremium ist berechtigt, vom Vorstand und der Geschäftsführung zur Klärung des Falls notwendige Informationen einzuholen. Diese sind vertraulich zu behandeln. Bleiben Zweifel auch nur eines einzelnen Mitglieds des Good-Governance-Gremiums bestehen, so müssen die Rechnungsprüfer*innen darüber in Kenntnis gesetzt werden. Diesen obliegt die Entscheidung über das weitere Vorgehen entsprechend den Statuten.
• Besteht der Verdacht der Befangenheit einzelner Mitglieder des Good-Governance-Gremiums, kann der Sachverhalt auch an einzelne Mitglieder gemeldet werden, die diesen bei Bedarf anonymisiert in das Gremium einbringen. Voraussetzung ist ein klar kommunizierter Auftrag im Sinne einer Good-Governance-Prüfung aktiv zu werden an das jeweilige Mitglied.
• Zu jeder Mitgliederversammlung fertigt das Good-Governance-Gremium einen Good-Governance-Bericht an.
• Die Tätigkeit der Good-Governance-Beauftragten ist ehrenamtlich.

Aktuelle Mitglieder des Good-Governance-Gremiums sind: Bernhard Wallisch (gewählt durch den Vorstand), Franz Pfeiffer (gewählt durch die Mitgliederversammlung) und Sonja Fischbauer (gewählt durch die Belegschaft). Mit dem Good-Governance-Gremium kann jederzeit vertraulich Kontakt aufgenommen werden unter der Mailadresse goodgovernance@wikimedia.at.

Good-Governance-Bericht

• Im Good-Governance-Bericht werden die Good-Governance-Struktur, mögliche Änderungen der Struktur des Kodex sowie insbesondere Verstöße gegen diesen Kodex dargelegt.
• Der Good-Governance-Bericht ist der Öffentlichkeit dauerhaft auf der Homepage des Vereins zugänglich zu machen, es sei denn, die Veröffentlichung würde übergeordnete Vereinszwecke gefährden.

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