Benutzer:Plani/Reisekostenerstattung neu

Auf dieser Seite werden die grundlegenden Richtlinien zur Reisekostenerstattung des Vereins Wikimedia Österreich erläutert. Sie erfahren hier, nach welchen Kriterien Reisekosten erstattet werden, wer Zugang zur Reisekostenerstattung hat und in welcher Höhe beziehungsweise zu welchen Kosten Anspruch auf eine solche Erstattung besteht.

Alle hier erwähnten Regelungen basieren auf vom Vorstand offiziell verabschiedeten Richtlinien. Ein Abweichen von den Regelungen ist nur durch einen ausdrücklichen Beschluss des Vorstands möglich.

Grundsätze

Grundsätze der Reisekostenerstattung
Wer erhält eine Reisekostenerstattung?	Grundsätzlich kann jeder, unabhängig davon, ob er Vereinsmitglied ist oder nicht, um Reisekostenerstattung bitten. Das muss aber jedenfalls vor Antritt der Reise abgeklärt werden.
Wer genehmigt die Reisekostenerstattung?	Die Genehmigung der Reisekostenerstattung erfolgt durch den Vorstand von Wikimedia Österreich. Erstattet werden nur Kosten für Reisen, denen der Vorstand im Vorhinein zugestimmt hat.
Welche Reisekosten werden erstattet?	Grundsätzlich ist immer darauf zu achten, dass die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit eingehalten werden. Erstattungsfähig sind die Fahrtkosten sowie Übernachtungskosten und ggf. anfallende Nebenkosten. Näheres zu den einzelnen Kostenarten siehe unten unter dem Punkt Erstattungsfähige Reisekosten.
Was muss ich tun, um eine Reisekostenerstattung zu bekommen?	Im Vorfeld der Reise ist die Zustimmung des Vorstands einzuholen. Wenn der Vorstand die Reise mittels Beschluss bewilligt hat und diese vorgenommen wurde, müssen Originalbelege bei der Geschäftsstelle eingereicht werden. Außerdem muss auch das Reisekostenerstattungsformular ausgefüllt und an die Geschäftsstelle gesandt werden. Erst wenn alle Belege und das Formular bei der Geschäftsstelle eingelagt und überprüft worden sind, erfolgt die Auszahlung der Reisekostenerstattung an den Antragsteller. Näheres dazu siehe unten unter dem Punkt Ablauf und Abwicklung.

Erstattungsfähige Reisekosten

Grundsätzlich kann zwischen drei Arten von erstattungsfähigen Reisekosten unterschieden werden: Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Nebenkosten. Für jede dieser drei Arten existieren Richtlinien darüber, inwiefern die Kosten übernommen werden und in welcher Form eine Erstattung maximal zulässig ist.

Erstattungsfähige Reisekostenarten
Fahrtkosten	Die Wahl des geeigneten Fortbewegungsmittels obliegt grundsätzlich dem Reisenden, jedoch ist hierbei wieder Bedacht zu nehmen auf die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Es werden folgende Arten von Fahrtkosten erstattet: Bahnfahrten: Fahrten zweiter Klasse mit dem günstigsten Anbieter unter Ausnutzung eventuell vorhandener Ermäßigungskarten (z.B. ÖBB-VorteilsCard, DB-Bahncard) oder Sondertarife (z.B. SparSchiene, Einfach-Raus-Ticket). Bei Fahrten über 50 Kilometer Entfernung wird auch eine Sitzplatzreservierung zweiter Klasse übernommen. Autofahrten: Bei Fahrten mit dem privaten PKW gebührt die gesetzliche Kilometerpauschale von EUR 0,42 pro gefahrenem Kilometer. Hierbei muss eine genaue Aufzeichnung unter Angabe von Abfahrts- und Zielort sowie ggf. von der Idealstrecke abweichender Routenführung eingereicht werden. Es besteht daneben auch die Möglichkeit, ein Auto aus dem Carsharing-Pool zu nutzen, wofür die Kosten entsprechend erstattet werden. Flüge: Flüge in der Economy Class mit dem jeweils günstigsten Anbieter am Reisetag. An- und Abreise zum/vom Flughafen wird ebenfalls erstattet.
Übernachtungskosten	Übernachtungskosten am Ort der Veranstaltung bzw. am Reisezielort werden ebenfalls erstattet. Hierbei ist ganz besonders auf die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit zu achten. Insbesondere sollte ein angemessenes Verhältnis zwischen Ausstattung/Komfort und Preis der gewünschten Übernachtungsmöglichkeit angestrebt werden. Übernachtungen in Luxushotels beispielsweise sind jedenfalls nicht diesen Grundsätzen entsprechend.