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Projekte/Einführung CiviCRM/Buchungsregeln
Zahlungen referenzieren
Zahlungen zuerst in CiviCRM buchen, dann auf dem Bankkonto Überweisung vornehmen und die Contribution ID im Verwendungszweck ergänzen. Damit können Buchungen auf dem Kontoauszug mit den Buchungen im CiviCRM nachvollzogen werden.
Kostenarten und Konten
- alle Kosten rund um CiviCRM: 7022 Projekt-Infrastruktur & Programmierung
- Reisekosten: jeweils auf das betreffende Projekt (Konten 7000 - 7499)
- Reisekosten Vorstandstreffen: 7800 Vorstandsarbeit (Treffen etc.)
- Rechtschutzversicherung: 7720 Rechtsausgaben - da anstelle von direkten Rechtsausgaben
- Kosten für Visitenkarten, E-Mail-Adressen (50% der Serverkosten) etc.: 7019 Material für Freiwilligenförderung
Umbuchung zwischen Bestandskonten
Beispiel: Umbuchung von Spenden die über Paypal eingegangen sind auf das Girokonto.
- von Bestandskonto "Paypal" nach Erfolgskonto "9010 interne Umbuchungen", Empfänger: Wikimedia Österreich, Buchungstext: Umbuchung nach Girokonto, Status: in Bearbeitung
- von Erfolgskonto "9010 interne Umbuchungen" nach Bestandskonto "Girokonto", Empfänger: Wikimedia Österreich, Buchungstext: Umbuchung von Paypal, Status: erledigt, Belegnummer: Contribution ID der Paypal-Abbuchung
- erste Buchung aktualisieren - Status: erledigt, Belegnummer: Contribution ID der Girokonto-Buchung
| Empfänger | Betrag | Bezahlart | Art |
|---|---|---|---|
| Wikimedia Österreich | -500 | Paypal | 9010 interne Umbuchungen |
| Wikimedia Österreich | +500 | Girokonto | 9010 interne Umbuchungen |
Buchung von Auslagen und Refundierungen
Beispiel 1: Mitglied kauft einen PC für Wikimedia und legt das Geld bar aus. Anschliessend wird die Ausgabe vom Verein aus dem Girokonto an das Mitglied refundiert.
- von Bestandskonto "Auslagen" nach Erfolgskonto "Interne IT", Empfänger: PC-Händler
- von Erfolgskonto "Auslagen" nach Bestandskonto "Auslagen", Empfänger: Wikimedia Österreich
- von Bestandskonto "Girokonto" nach Erfolgskonto "Auslagen", Empfänger: Mitglied
| Empfänger | Betrag | Bezahlart | Art |
|---|---|---|---|
| PC-Händler | -500 | Auslagen | Interne IT |
| Wikimedia Österreich | +500 | Auslagen | Auslagen |
| Mitglied | -500 | Girokonto | Auslagen |
Beispiel 2: Ein Mitglied kauft mehrere Teile bei Alternate, die zu unterschiedlichen Projekten gehören und entsprechend unterschiedlich gebucht werden müssen, obwohl sie auf der selben Rechnung stehen. Zusätzlich kauft das Mitglied noch ein weiteres Teil bei Amazon, wir müssen alle Ausgaben einzeln Buchen, aber die Gesamtsumme in einer Buchung refundieren.
- Teil 1 von Bestandskonto "Auslagen" nach Erfolgskonto "Interne IT", Empfänger: PC-Händler
- Teil 2 von Bestandskonto "Auslagen" nach Erfolgskonto "Betriebsmittel", Empfänger: PC-Händler
- Teil 3 von Bestandskonto "Auslagen" nach Erfolgskonto "Betriebsmittel", Empfänger: Amazon
- Gesamtsumme von Erfolgskonto "Auslagen" nach Bestandskonto "Auslagen", Empfänger: Wikimedia Österreich
- Gesamtsumme von Bestandskonto "Girokonto" nach Erfolgskonto "Auslagen", Empfänger: Mitglied
| Empfänger | Betrag | Bezahlart | Art |
|---|---|---|---|
| Alternate | -500 | Auslagen | Interne IT |
| Alternate | -50 | Auslagen | Betriebsmittel |
| Amazon | -100 | Auslagen | Betriebsmittel |
| Wikimedia Österreich | +650 | Auslagen | Auslagen |
| Mitglied | -650 | Girokonto | Auslagen |
Budgetüberwachung
Budgetüberwachung nutzt Buchungsstati. Damit können Buchungen vorgemerkt werden oder Budgets in Konten eingeplant werden. Bei Auswertungen können dann budgetierte Werte eingerechnet werden (Budgetvergleich) oder ausgelassen werden (Kostenrechnung).
Buchungsstati:
- geplant: zu erwartende Ausgaben, zB. Servermiete, deren Rechnung monatlich eingeht - diese können vorab eingeplant werden. Bei Rechnungserhalt und Zahlung wird die geplante Buchung geändert: Rechnungsnummer wird eingetragen und die Buchung auf "erledigt" gesetzt
- erledigt: Buchungen deren Transaktion abgeschlossen ist (dh. Geld ist auf dem Konto eingegangen / ausgezahlt worden), muss immer eine Transaktionsnummer / Rechnungsnummer enthalten zur Nachvollziehbarkeit
- budgetiert: ein Budgetgutaben, von dem die Projektausgaben abgezogen werden. Diese Buchung wird in der Konstenrechnung ignoriert, sie dient dem Budgetvergleich. Beim Projektstart wird das geplante Budget als Guthaben in das Konto gebucht, alle Ausgaben werden negativ gebucht. Im Budgetvergleich werden alle Buchungen des Kalenderjahrs aufeinander angerechnet (inkl. "budgetiert" und "geplant").