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Archiv/2011-03-30 Chapters Meeting 2011

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Liebe Mitglieder,

letztes Wochenende fand von Freitag bis Sonntag das jährliche Chapters Meeting in Berlin statt. Dort treffen sich jährlich jeweils zwei Vertreter aller Wikimedia-Vereine weltweit. Während dieses Treffens wurde Südafrika als erstes afrikanisches Chapter anerkannt. Für Wikimedia CH und Österreich waren Manuel Schneider und Kurt Kulac vor Ort. Mit dem vorliegenden Bericht möchten wir unsere Erkenntnisse mit der Wikimedia-Gemeinschaft teilen. Weiters wurden alle Sitzungen protokolliert und im Meta-Wiki veröffentlicht: http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2011/Documentation

Ein kurzer Fernsehbeitrag in der ARD Tagesschau ist derzeit beim online zu sehen: http://www.tagesschau.de/multimedia/video/sendungsbeitrag101886_res-.html

Aktueller Status der Chapter

Traditionell beginnt das Chapters Meeting mit einem dreiminütigen Vortrag jedes Chapters über den aktuellen Zustand: Mitglieder, Budget, vergangene und geplante Projekte, gute und schlechte Erfahrungen.

Die Präsentationen wurden zum Teil im Programm der beiden "State of the Chapter" Präsentationen verlinkt:

Chapters Agreement

Im Rahmen der Verhandlungen um das Fundraising hat Wikimedia Österreich auch das aktuelle Chapters Agreement unterzeichnet. Die Genehmigung des Logos durch die Foundation steht nach wie vor aus, Manuel hat ein Schreiben vorgefertigt und der Foundation zur Unterschrift vorgelegt. Dadurch wurde die Foundation allerdings darauf aufmerksam, dass sie ihre Visual Guidelines und Appendizes zum Chapters Agreement aktualisieren müssen. Die Genehmigung wird bis dahin warten müssen.

Movement Roles

Es gibt die Wikimedia Foundation und die Wikimedia Chapters als deren Unterorganisationen, aber es gibt zunehmend weitere Gruppen und Organisationen innerhalb des Wikimedia. Während das Chapers Agreement die Beziehungen der Foundation und der Chapter regelt sind im Umgang und Einbindung anderer Gruppierungen viele Fragen offen.

Dafür wurde vor einem Jahr die Arbeitsgruppe "Movement Roles" gegründet welche sich mit diesen Fragen auseinandersetzt. Aktuell wurden interne Umfragen an die Chapers gesandt (Manuel hat sie an die entsprechenden Vorstände weitergeleitet) und öffentliche Umfragen sollen demnächst publiziert werden. Alle Mitglieder und Teilhaber am Wikimedia-Universum sind gebeten sich in diesem Prozess zu beteiligen um die Rolle der Foundation, der Chapters und ihre eigene Rolle zu gestalten.


Fundraising Summit

Der Fundraising Summit für die Chapters und die Wikimedia Foundation wird dieses Jahr durch WM-AT organisiert und in Wien abgehalten. Termin ist ein noch näher festzulegendes Wochenende (Do bis So) im Juni. Es werden rund 30 bis 40 Teilnehmer erwartet. Nähere Informationen folgen demnächst.

Fundraiser 2010/2011

Das Ergebnis des letzten Fundraisers beträgt für Wikimedia Österreich EUR 73.301,57. Die Hälfte dieser Summe erhält die Wikimedia Foundation.

Ein Voranschlag für das laufende Vereinsjahr wurde vom Vorstand erarbeitet, allerdings erwarten wir in der nächsten Woche noch von der Wikimedia Foundation die Rückmeldung wieviel Geld die Foundation von Spendern aus Österreich direkt erhalten hat. Auch von diesem Geld steht uns die Hälfte zu. Sobald wir diese Zahl haben können wir den Voranschlag finalisieren und werden ihn - zusammen mit einem abschließenden Spendenbericht - schnellstmöglich veröffentlichen.

Kooperationen mit Galerien, Bibliotheken, Archiven und Museen (GLAMs)

Die anderen Chapter haben über ihre Erfahrungen mit dem Ansprechen von GLAMs zwecks Kooperation erzählt. Im Allgemeinen ist die Lage so, dass zwar vielerorts Gespräche im Gang sind und GLAMs auch bereitwillig kooperieren, Bilderspenden und direkten Output dadurch gibt es aber bislang dennoch keinen.

Daran knüpft indirekt das Wiki Loves Monuments 2011 Projekt an, das in einer europaweiten Aktion die Erfassung und Bebilderung von Baudenkmälern verfolgt. Die österreichische Community hat derzeit selbst bereits begonnen Listen zu erstellen. Derzeit fehlt noch die Koordination mit dem Bundesdenkmalamt und insbesondere mit den restlichen Communities, die bislang nicht davon wussten, dass Österreich überhaupt teilnehmen will. Auch eine Vereinheitlichung der angelegten Listen ist notwendig. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Ideen, die man auch umsetzen könnte, wie beispielsweise einen Fotowettbewerb anlässlich des "Tag des Denkmals", die Erstellung einer länderbezogenen Googlemap mit noch fehlenden bzw. schon bebilderten Denkmälern, die Erstellung einer sitenotice zur Einladung interessierter, die Übernahme des vereinfachten Commonsuploadverfahrens von WM-NL. WM-AT plant die Refundierung der Reisekosten von Teilnehmern in noch zu besprechendem Rahmen, sowie die Erstellung von Ansteckern, T-shirts, etc.

Förderung von Wikimedia-Spanien

Wikimedia Spanien wurde vor kurzem gegründet und hat mangels Teilnahme am diesjährigen Fundraiser noch keinerlei finanzielle Mittel. WMAT ist übereingekommen, dass WMES einen Antrag stellt, der konkret darstellt, für welchen Zweck Geld benötigt wird, dann wird WMAT ihre Schwesterorganisation mit bis zu EUR 2000,-- fördern. Dieses Geld ist jedoch kein Geschenk, sondern wird nur solange geborgt, bis die Finanzierung von Wikimedia Spanien gesichert ist.

Mitarbeiter anstellen

Viele Wikimedia Chapter - so auch in Österreich und der Schweiz - überlegen Mitarbeiter zu engagieren oder Tätigkeiten auf Honorarbasis zu vergeben. Viele Projekte sind sehr zeitaufwendig und die Teilnahme an einem Fundraiser ist aufgrund der hohen Anzahl von Spenden und der notwendigen sauberen Verbuchung, Verdankung und des Reportings an die Foundation ehrenamtlich kaum durchführbar.

Immer wieder fiel der Spruch "Wikimedia Chapters sind keine Fan-Clubs". Die Konklusion: Wikimedia-Vereine sind in erster Linie administrative Organisationen, die es den Freiwilligen ermöglichen ihre Arbeit besser zu machen bzw. "anderen dabei helfen Fan-Clubs zu betreiben". Mit der notwendigen Professionalisierung der Chapter verändern sich die Vorstände von einem ausführenden zu einem überwachenden Gremium. Dabei sollte der Vorstand seinen Enthusiasmus auf den Geschäftsführer / Büroleiter übertragen.

Einzelne Vereine haben bereits den Schritt gewagt und mit unterschiedlichen Strategien Aufwand bezahlt:

  • WMDE: "Management Approach" - Es wurde ein Mitarbeiter eingestellt, der sich selbst verwalten kann und selbst Aufgaben sucht und umsetzt. Wichtig, da die Führung und Überwachung von Mitarbeitern ebenfalls aufwendig ist und so minimiert wird. Ein Manager kann sich selbst finanzieren, er wird bei steigender Arbeitsbelastung auch gute Leute finden um die Geschäftsstelle zu erweitern - Skalierbarkeit.

Der Manager macht Vorschläge, der Vorstand entscheidet darüber. Damit erhält der Vorstand letztendlich mehr Handlungsspielraum, er wird dadurch in die Lage versetzt über den Tellerrand der täglichen Arbeit hinausblicken und strategisch arbeiten zu können.

  • WMPL: "Outsourcing" - rechtlich relevante Pflichtaufgaben wurden ausser Haus vergeben. Problem: Die einzelnen Dienstleister arbeiten nicht strategisch, wissen nichts voneinander, jeder übernimmt nur einen speziellen Bereich. WMPL: "...und am Ende hatten wir einen externen Buchhalter, aber keiner hatte Zeit ihm die Belege zu bringen."

Neuer Ansatz: Person einstellen, die die unterschiedlichen Dinge selbst übernehmen kann.

  • Räumlichkeiten: Ein Büro gemeinsam mit "like-minded organisations" mieten, bspw. (CH) Parlamentarische Gruppe digitale Nachhaltigkeit, der Free Software Foundation Europe, Schweizer Unix Usergroup, Creative Commons...
  • Stellenbeschreibungen von anderen Vereinen sichten, bspw. hatte WMUK einen "Office Manager" der den Fundraiser abgewickelt hat.
  • Wenn man durch den Angestellten die eigene Organisation auf- und ausbauen will, dann benötigt man einen Angestelten vom "Manager Type".
  • Wenn man nur ein Service-Center für Verwaltungsaufgaben benötigt: Outsourcen.
  • Auswahl der Mitarbeiter: Es hilft, wenn die Person Wikimedianer ist, aber dies ist nicht die gesuchte Qualifikation. Wenn man vor der Wahl einer Führungspersönlichkeit ohne Wikimedia-Erfahrung und einem Wikimedianer ohne Führungserfahrung steht, dann sollte man die Führungskraft wählen (Pavel, WMDE).
  • Führung aus der Ferne ist extrem schwierig, es dauert länger bis man mitbekommt, wenn etwas schiefläuft (Thierry, WMFR). Ein Manager als Angestellter führt sich einigermassen selbst.
  • Der Mitarbeiter sollte maximal ein oder zwei Chefs und nicht den Vorstand als Chef haben. Es dauert sonst viel zu lange um Führungsentscheidungen zu treffen.
  • Wöchentlich mindestens ein Skype-Meeting, wenigstens der verbale Kontakt ist notwendig.
  • Bewerbungsprozess (WMFR):
    • 40 Bewerbungen erhalten, zweifach gefiltert: 8 übrig. Diese acht Leute wurden eingeladen und von jeweils acht Leuten (Vorständen und interessierte Mitglieder) begutachtet.
    • Bei einem Wikimedianer ist der Vorteil, dass man ihn bereits kennt und weiss, wie er arbeitet. Aber man sollte vorsichtig sein wenn man "Super-Mitglieder" hat, das könnte zu Demotivation und Schwierigkeiten führen. Da ist es oft besser jemanden von aussen anzustellen.

Einladung von Pavel (WMDE): "Wir haben viel Erfahrung, kommt einfach eine Woche nach Berlin und schaut mir zu wie ich das mache."

openZIM (Wikipedia Offline)

Die ZIM-Bibliothek wurde vor kurzem in die Buchfunktion eingebaut - dh. jeder kann nun aus den Wikis beliebige ZIM-Dateien bauen.

Um den Codes bzw. die Arbeit daran sichtbarer zu machen sollten wir ihn nach svn.wikimedia.org verschieben. Jeder Commit wird im IRC sowie auf der Mailingliste angezeigt, ausserdem haben viele Entwickler eine Kopie dieses Repositories, damit ist die Hürde auch niedriger sich zu beteiligen.

Interne Arbeitsverteilung / Rollen im Verein

Mehrere Sitzungen beschäftigten sich mit den Tätigkeiten im Verein bzw. der Motivation von Mitgliedern. Wir sind überein gekommen, dass es folgende Arten von Mitgliedern gibt:

  • proaktiv (selbstständig aktiv)
  • aktiv (aktiv wenn sie angesprochen werden)
  • inaktiv
  • contra-proaktiv (Trolle)

Das Ziel sollte sein aus inaktiven Mitgliedern aktive zu machen bzw. aus aktiven proaktive. Trolle gehören zum Ökosystem und können ein Korrektiv sein, im Zweifelsfall sollte man sich aber nicht scheuen, sie aus der Organisation auszuschliessen.

  • Jede Organisation benötigt vier Funkionen - von denen eine einzelne Person maximal drei ausüben kann:
    • Produktion (Dinge erledigen)
    • Administration (Organisation)
    • Innovation (neue Idee, Weiterentwicklung)
    • Integration (Leute zusammenbringen, vermitteln)
  • Mitglieder zu aktiven Mitgliedern machen:
    • es hilft oft Leute persönlich anzusprechen - auf Rundmails kommt oft keine Reaktion
    • Todo-Liste auf dem Vereinswiki führen, damit interessierte Leute wissen, wo sie sich beteiligen können, Mail an die Mitglieder senden und darum bitten, dass Leute sich für deren Erledigung eintragen
  • im Vorstand sollten folgende Positionen immer besetzt sein:
    • zwischenmenschliche Kontakte, sozial
    • Verwaltung / Sekretariat
    • Kontaktperson in den Projekten - muss dort bekannt sein und einen guten Ruf haben

Kommunikation

Verschiedene Chapter kommunizieren auf verschiedenen Kanälen. Der vorgeschlagene monatliche Chapter-Report wird leider nur von wenigen Vereinen geschrieben (WMCH: schon lange nicht mehr, WMAT: Seit 2011 regelmässig). Es gab viel Diskussion über den Aufwand für diese Reports und die "Weiterverwendbarkeit". Viele Vereine schreiben Blogbeiträge, andere kommunizieren auf Twitter oder Facebook, üblicherweise in deren eigenen Sprache. Davon haben aber andere Chapter nichts wenn es darum geht voneinander zu lernen und wissen, was im Wikimedia-Universum geschieht.

Folgende Lösungsansätze fanden Zuspruch:

  • jedes Chapter sollte einen Blog haben und dort regelmässig kommunizieren
    • die Nachrichten für andere Chapter sollten mit dem Tag "Chapter" versehen werden
    • die Blogs sollen in zwei Wikimedia-Planets aggregiert werden:
      • es existieren bereits Wikimedia Planets für verschiedene Sprachen
      • ein neuer Wikimedia Planet für Chapter (alle Sprachen) soll aufgesetzt werden
    • Verknüpfung von Posts mit sozialen Netzwerken:
      • Twitter
      • Facebook
  • Veröffentlichung interessanter Beiträge bei der Wikimedia Signpost
  • monatlicher Newsletter an die Mitglieder
    • Newsletter öffentlich in einem Wiki vorbereiten, so dass jeder seine Projekte eintragen kann
    • eine Person schreibt eine Zusammenfassung was gerade im Wikimedia-Universum passiert
  • vor Konferenzen Handouts ausdrucken bzw. Newsletter zu Magazinen zusammenstellen
    • Handouts sollten generell verfügbar sein
    • ISSN beantragen für die Magazine des Verein
  • Vorlage für den Chapter-Report soll alle wichtigen Informationen die von der Foundation benötigt werden beinhalten
    • die Vorlage wird im Chapters-Bereich auf Meta veröffentlicht
    • die Informationen der jährlichen State of the Chapters Präsentationen gehören in Kopie auf die jeweiligen Chapter-Seiten im Meta-Wiki, so bleiben diese jährlich aktuell ohne Zusatzaufwand
  • Format für Chapter-Reports
    • Umsätze
    • Ausgaben
    • Aktivitäten
    • Mitglieder

Gruppenphoto

Das war der zusammenfassende Bericht an alle Mitglieder. Jeder ist eingeladen sich im Meta-Wiki an den Prozessen und Diskussionen zu beteiligen.

Viele Grüsse,

Kurt Kulac / Manuel Schneider

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