Archiv/Reisekostenerstattung

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Dieses Dokument beschreibt eine geltende Richtlinie, die vom Vorstand verabschiedet wurde. Daher sollte dieses Dokument nicht verändert werden.

Auf dieser Seite werden die grundlegenden Richtlinien zur Reisekostenerstattung des Vereins Wikimedia Österreich erläutert. Es wird hier genauer ausgeführt, nach welchen Kriterien Reisekosten erstattet werden, wer Zugang zur Reisekostenerstattung hat und in welcher Höhe beziehungsweise zu welchen Kosten Anspruch auf eine solche Erstattung besteht.

Alle hier erwähnten Regelungen basieren auf vom Vorstand offiziell verabschiedeten Richtlinien. Ein Abweichen von den Regelungen ist nur durch einen ausdrücklichen Beschluss des Vorstands möglich.

Grundsätze

Grundsätze der Reisekostenerstattung
Wer erhält eine Reisekostenerstattung? Grundsätzlich kann jeder, unabhängig davon, ob er Vereinsmitglied ist oder nicht, um Reisekostenerstattung ansuchen. Das muss aber jedenfalls vor Antritt der Reise abgeklärt werden.
Wer genehmigt die Reisekostenerstattung? Die Genehmigung der Reisekostenerstattung erfolgt durch den Vorstand von Wikimedia Österreich. Erstattet werden nur Kosten für Reisen, denen der Vorstand im Vorhinein zugestimmt hat.
Welche Reisekosten werden erstattet? Grundsätzlich ist immer darauf zu achten, dass die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit eingehalten werden. Erstattungsfähig sind die Fahrtkosten sowie Übernachtungskosten und ggf. anfallende Nebenkosten. Näheres zu den einzelnen Kostenarten siehe unten unter dem Punkt Erstattungsfähige Reisekosten.
Was muss ich tun, um eine Reisekostenerstattung zu bekommen? Im Vorfeld der Reise ist die Zustimmung des Vorstands einzuholen. Wenn der Vorstand die Reise mittels Beschluss bewilligt hat und diese vorgenommen wurde, müssen Originalbelege bei der Geschäftsstelle eingereicht werden. Außerdem muss auch das Reisekostenerstattungsformular (siehe unten) ausgefüllt und an die Geschäftsstelle gesandt werden. Erst wenn alle Belege und das Formular bei der Geschäftsstelle eingelangt und überprüft sind, erfolgt die Auszahlung der Reisekostenerstattung an den Antragsteller. Näheres dazu siehe unten unter dem Punkt Ablauf und Abwicklung. Beachte: Wikimedia Österreich übernimmt keine Verantwortung für eine allfällig notwendige Versteuerung der empfangenen Leistungen!

Erstattungsfähige Reisekosten

Grundsätzlich kann zwischen drei Arten von erstattungsfähigen Reisekosten unterschieden werden: Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Nebenkosten. Für jede dieser drei Arten existieren Richtlinien darüber, inwiefern die Kosten übernommen werden und in welche Kosten überhaupt erstattungsfähig sind. Grundsätzlich empfiehlt es sich vor der Buchung und Reservierung z.B. von Hotel oder Flug mit dem Vorstand von Wikimedia Österreich abzuklären, ob die entsprechenden Kosten getragen werden.

Erstattungsfähige Reisekostenarten
Fahrtkosten Die Wahl des geeigneten Fortbewegungsmittels obliegt grundsätzlich dem Reisenden, jedoch ist hierbei wieder auf die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit Bedacht zu nehmen. Es werden folgende Arten von Fahrtkosten erstattet:
  • Bahnfahrten: Fahrten zweiter Klasse mit dem günstigsten Anbieter unter Ausnutzung eventuell vorhandener Ermäßigungskarten (z.B. ÖBB-VorteilsCard, DB-Bahncard) oder Sondertarife (z.B. SparSchiene, Einfach-Raus-Ticket). Bei Fahrten über 50 Kilometer Entfernung wird auch eine Sitzplatzreservierung zweiter Klasse übernommen.
  • Autofahrten: Bei Fahrten mit dem privaten PKW gebührt eine Kilometerpauschale von EUR 0,42 pro gefahrenem Kilometer. Hierbei muss eine genaue Aufzeichnung unter Angabe von Abfahrts- und Zielort sowie ggf. von der Idealstrecke abweichender Routenführung eingereicht werden. Es besteht daneben auch die Möglichkeit, ein Auto aus dem Carsharing-Pool zu nutzen, wofür die Kosten entsprechend erstattet werden.
  • Flüge: Flüge in der Economy Class mit dem jeweils günstigsten Anbieter am Reisetag. An- und Abreise zum/vom Flughafen werden ebenfalls erstattet.
Übernachtungskosten Übernachtungskosten am Ort der Veranstaltung bzw. am Reisezielort werden ebenfalls erstattet. Hierbei ist ganz besonders auf die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit zu achten. Insbesondere sollte ein angemessenes Verhältnis zwischen Ausstattung/Komfort und Preis der gewünschten Übernachtungsmöglichkeit angestrebt werden. Übernachtungen in Luxushotels beispielsweise sind jedenfalls nicht diesen Grundsätzen entsprechend. Es obliegt dem Vorstand, dem Antragsteller bei Bewilligung des Antrags eine Obergrenze für die Übernachtungskosten mitzuteilen.
Nebenkosten Unter erstattungsfähigen Nebenkosten werden alle weiteren anfallenden Kosten zusammengefasst, die weder mit der Fahrt noch mit der Übernachtung zu tun haben. Hierzu zählen nicht Kosten der allgemeinen Lebensführung, wie etwa generell Speisen und Getränke oder Reiseproviant. Erstattungsfähige Nebenkosten sind Kosten der Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Straßenbahn- und Busfahrkarten, Maut-, Garagen- und Parkgebühren, sowie begründete Taxifahrten.

Ablauf und Abwicklung

Ablauf der Reisekostenerstattung
1. Antrag auf Reisekostenerstattung Als ersten Schritt zur Reisekostenerstattung muss der Antragsteller einen Antrag an den Vorstand von Wikimedia Österreich einreichen. Dieser Antrag hat den Anlass der Reise sowie den Nutzen für Wikimedia oder Wikimedia-Projekte zu beschreiben, die betroffenen Personen aufzuführen sowie eine Aufstellung der zu erwartenden Kosten zu beinhalten. Die Antragstellung erfolgt per E-Mail an verein@@@.svgwikimedia.at.
2. Bewilligung des Antrags Nachdem der Antrag an den Vorstand gestellt wurde, nimmt ihn dieser auf die Tagesordnung der nächsten Vorstandssitzung auf und berät darüber. Es ergeht in der Folge ein Beschluss über die Bewilligung des Antrags auf Reisekostenerstattung, welcher dem Antragsteller mitgeteilt und im öffentlichen Protokoll der Sitzung vermerkt wird. Der Name des Antragstellers wird im öffentlichen Sitzungsprotokoll nicht aufgeführt.
3. Durchführung der Reise Mit der Bewilligung des Antrags auf Reisekostenerstattung kann der Antragsteller seine Reise entsprechend den von ihm gemachten Angaben durchführen. Er hat hierbei insbesondere auf seine Dokumentationspflichten (Belege sammeln, Reisebericht für den Jahresbericht erstellen) Bedacht zu nehmen.
4. Erstattung der Reisekosten Nach der Beendigung der Reise hat der Antragsteller das Reisekostenerstattungsformular (Vorlagen: PDF, OTS-Datei, XLT-Datei) vollständig auszufüllen und mit den entsprechenden Belegen an payments@@@.svgwikimedia.at zu schicken. Alternativ dazu kann das Formular auch ausgedruckt, händisch ausgefüllt und an die Geschäftsstelle (Siebensterngasse 25/15, 1070 Wien) geschickt werden. Die Belege müssen grundsätzlich im Original an die Geschäftsstelle gesendet werden, damit diese ordnungsgemäß abgelegt werden können. In Ausnahmefällen dürfen die Belege auch eingescannt und an die Geschäftsstelle elektronisch übermittelt werden. In diesem Fall hat der Antragsteller dafür Sorge zu tragen, dass er die Originale für den Fall einer Prüfung durch die Finanzverwaltung mindestens sieben Jahre ab 1. Jänner des Folgejahres nach der Einreichung aufbewahrt und hat diese sodann vorzulegen.

Nach der internen Prüfung und Verbuchung erfolgt die Überweisung des Betrags an den Antragsteller oder gegebenenfalls Rückfragen zu einzelnen Kostenpositionen.