Archiv/Reisekostenerstattung

Dieses Dokument beschreibt eine geltende Richtlinie, die vom Vorstand verabschiedet wurde. Daher sollte dieses Dokument nicht verändert werden.

Wer erhält Reisekostenerstattungen von Wikimedia Österreich?

• jeder, ob Mitglied oder Nicht-Mitglied, der im Auftrag von Wikimedia Österreich eine Reise unternimmt
• "im Auftrag von Wikimedia Österreich" bedeutet, dass die Antragstellerin / der Antragsteller vorab die Zustimmung des Vorstandes einholt
• die Zustimmung des Vorstandes wird formlos per E-Mail erteilt, wenn:
  • Ziel und Zweck der Reise skizziert werden
  • anfallende Kosten grob aufgestellt werden
  • die Reise einen offensichtlichen Bezug zu den Tätigkeiten und der Mission von Wikimedia Österreich aufweist
  • Namen der Bezugsempfänger mitgeteilt werden
• Antragsteller reichen ein ausgefülltes Reisekostenerstattungsformular samt notwendiger Belege ein

Was wird erstattet?

Die im folgenden vorgesehenen Reisekostenerstattungen sollen Mehrausgaben abdecken, die mit auswärtigen Tätigkeiten verbunden sind. Die während der Reise erbrachten Leistungen stellen den ehrenamtlichen Beitrag dar.

Es gelten die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Reisen sind nur dann erstattungsfähig, wenn der angestrebte Erfolg nicht auf andere, kostengünstigere Weise erzielt werden kann; sie sind auf die erforderliche Zeit und die notwendigen Kosten zu beschränken. Bei Reisen sind solche Verkehrsmittel zu verwenden, die den jeweiligen Umständen angemessen den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechen. Es ist die wirtschaftlichste Strecke (Reisedauer / Entfernung) zu wählen. Übernachtungsmöglichkeiten sind den örtlichen Gegebenheiten anzupassen (keine Luxushotels).

Betroffene haben sich rechtzeitig vor Antritt der Reise der Zustimmung des Vorstands von Wikimedia Österreich zu vergewissern.

Fahrtkosten

Erstattungsfähig sind:

Bahn

• Fahrten zweiter Klasse, bei Fahrten über 50 km mit Reservierung
• Mögliche Vergünstigungen wie Sparpreise, persönliche Vorteilskarte oä. sind in Anspruch zu nehmen

Auto

• Es gilt die gesetzliche Kilometerpauschale von (Stand 2011) 0,42 EUR pro Kilometer
• Unter Angabe von Abfahrts- und Zielort

Flug

• Economy Class
• gegen Originalbeleg

Übernachtungskosten

• gegen Originalbeleg

Nebenkosten

Nebenkosten sind Auslagen z.B. für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Straßenbahn- und Busfahrkarten, Tunnel-, Garagen- und Parkgebühren, Taxifahrten, Bewirtungskosten usw., die während einer Reise anfallen und nicht zu den Kosten der allgemeinen Lebensführung zu rechnen sind.

Dieses Dokument oder der folgende Abschnitt sind noch in der Entwurfsphase und wurden noch nicht genehmigt.

Abwicklung

Antrag

Anträge erfolgen per E-Mail an <vereinwikimedia.at>. Wichtig sind folgende Angaben:

• Anlass der Reise - Nutzen für Wikimedia / Projekte kenntlich machen
• betroffene Personen
• Aufstellung der zu erwartenden Kosten

Genehmigung

Der Vorstand übernimmt eingehende Anfragen in seine Tagesordnung für Vorstandsbeschlüsse. Damit werden die Beschlüsse dokumentiert und veröffentlicht. Die Antragssteller bleiben anonym.

Um die Budgetplanung zu aktualisieren und den Beschluss für die Buchhaltung nachvollziehbar zu machen legt der Vorstand in der Buchhaltung eine geplante Buchung über den veranschlagten Betrag als Ausgabe an den Antragssteller an. Dabei erfolgt die bereits die Zuordnung zum korrekten Budget-Konto.

Erstattung

Eine Erstattung erfolgt per Beleg und Abrechnung.

1. Reisekostenerstattungsformular ausüllen und alle Positionen aufführen.
2. Zu jeder Position sind Belegen einzureichen.
3. Autofahrten sind mit Start- und Zielort und Entfernung anzugeben.

Die Reisekostenabrechnung wird vom Antragsteller als PDF-Datei (inkl. Belege) an <buchhaltungwikimedia.at> gesendet. Die Buchhaltung kann anhand des Absenders die geplante Buchung aus der Antragsstellung im System finden und den Betrag der Abrechnung prüfen.

Die Buchhaltung aktualisiert die Buchung mit dem konkreten Betrag und dem ausgehenden Konto und legt eine Überweisungsvorlage im Online-Banking an.

Der Kassier führt die Überweisung aus.

Im Rahmen der regelmässigen Kontostandsabfrage wird von der Buchhaltung die ausgeführte Buchung aktualisiert und Status und Valuta-Datum aktualisiert.

Weiterführende Informationen

• Antrags- und Abrechnungsformular für Reisekosten (OTS, Open Document-Tabellenvorlage)