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Projekte/Unterstützungsrichtlinien 2019/Entwurf

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Unterstützungsrichtlinien von Wikimedia Österreich

Voraussetzungen

Regelmäßige Mitarbeit: Wikimedia Österreich unterstützt Aktivitäten von Personen, die sich regelmäßig online und/oder offline an einem Projekt beteiligen oder beteiligen wollen, das den im Leitbild dargelegten Vereinszielen von Wikimedia Österreich entspricht.

Darunter wird insbesondere, aber nicht ausschließlich die aktive Teilnahme als angemeldete*r Benutzer*in bei einem der folgenden Website-Projekte verstanden: Wikipedia, Wikibooks, Wikidata, Wikimedia Commons, Wikinews, Wikiquote, Wikisource, Wikispecies, Wikiversity, Wikivoyage und Wiktionary sowie RegiowikiAT. Bei mehrsprachigen Website-Projekten erstreckt sich die Unterstützung auf alle Sprachversionen.

Ehrenamtlichkeit: Die unterstützte Aktivität soll grundsätzlich ehrenamtlich durchgeführt werden. Für spezielle extern erbrachte Dienstleistungen sind im Rahmen weiterhin prinzipiell ehrenamtlich durchgeführter Aktivitäten Honorarzahlungen seitens Wikimedia Österreich möglich. Im begründeten Ausnahmefall ist die finanzielle Vergütung einer Aktivität durch Dritte zulässig. In diesem Fall muss gegenüber Wikimedia Österreich offengelegt werden, durch wen die finanzielle Vergütung erfolgt. Etwaige materielle Vorteile, die indirekt und nicht als Vergütung für die Aktivität an sich entstehen, gelten nicht als finanzielle Vergütung einer Aktivität durch Dritte im Sinne dieser Bestimmungen (Beispiele: Bewirtung, Werbegeschenke).

Wohnsitzregelung: Bei unmittelbar unterstützten Personen ist grundsätzlich ein Wohnsitz in Österreich oder Südtirol erforderlich. Die Bereitstellung von technischen Geräten und anderen Materialien aus eigenen Beständen kann unabhängig vom Wohnsitz erfolgen. Bei Ausschreibungen zu zeitlich begrenzten Unterstützungen, etwa bei Reisestipendien, können abweichende Bestimmungen bezüglich Wohnsitz gelten.

Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit: Die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit sind bei allen Unterstützungen zu berücksichtigen. Insbesondere bei Reisekostenerstattungen ist bei der Beurteilung des Antrages darauf zu achten, ob die Aktivität durch ortsansässige Personen gleichwertig durchgeführt werden kann.

Ziele

Die unterstützte Aktivität der einzelnen Person muss einen konkreten und aktiven Beitrag zu mindestens einem der folgenden Ziele leisten, jeweils mit direktem Bezug zum Projekt, in dem die Person aktiv ist:

  1. Erstellen, Sammeln und Verbreiten von freien Inhalten
  2. Erwerb oder Vermittlung von Kompetenzen
  3. Gewinnen und Halten von Ehrenamtlichen
  4. Ausübung und Weiterentwicklung von Verwaltungsaufgaben
  5. technische Entwicklung
  6. Beeinflussung äußerer politischer und institutioneller Rahmenbedingungen zugunsten Freien Wissens und der Wikimedia-Projekte

Nicht unterstützt werden können Aktivitäten, die überwiegend der Geselligkeit oder dem (gemeinsamen) Erleben dienen.

Unterstützungsarten

Die angebotene Unterstützung umfasst insbesondere, aber nicht ausschließlich folgende Arten.

Leihgaben

Leihgaben aus eigenen Beständen: Zur Verfügung stehen bestimmtes technisches Equipment (etwa Fototechnik), Druckwerke und wiederverwendbare Werbematerialien (Beispiel: Messestand) aus den Beständen von Wikimedia Österreich. Die Verleihdauer erfolgt nach Vereinbarung und richtet sich nach dem tatsächlichen Verwendungszeitraum und möglichen anderen Anfragen. Etwaige Kosten für den Hin- und Rückversand sowie die Versicherung werden von Wikimedia Österreich getragen. Im Ausnahmefall ist auch die Kostenübernahme für Leihgaben externer Verleiher möglich.

Neuanschaffungen von Druckwerken für Dauerleihgaben: Neuanschaffungen von Druckwerken wie Büchern, Zeitschriften und Karten erfolgen auf Wunsch und direkt durch Wikimedia Österreich. Diese werden nur getätigt, wenn damit das Bearbeiten größerer Themenkomplexe geplant ist. Das Werk wird infolge als Dauerleihgabe ausgehändigt. Bleiben nachgewiesene Bearbeitungen mit dem Werk über einen längeren Zeitraum (Richtwert: 1 Jahr) aus, kann Wikimedia Österreich das Werk zurückfordern. Anfragen anderer Projekt-Aktiver um Auskünfte aus dem ausgeliehenen Werk sind nach Maßgabe eigener Möglichkeiten zu beantworten.

Sach- und Organisationsleistungen

Bewerbung und Information: Werbe- und Informationsmaterialien aus den Beständen von Wikimedia Österreich können je nach Verfügbarkeit zur Verfügung gestellt werden. Die Neuproduktion von speziellen Werbe- und Informationsmaterialien ist auf Anfrage möglich.

Wettbewerbe: Wikimedia Österreich unterstützt Wettbewerbe zur Erstellung freier Inhalte beispielsweise durch das Stiften von Preisen.

Treffen und Veranstaltungen: Wikimedia Österreich unterstützt die Durchführung von selbst organisierten Arbeitstreffen, Informationsveranstaltungen und Ähnlichem durch das Zur-Verfügung-Stellen von Räumlichkeiten, Ausstattung und Verpflegung sowie durch organisatorische Hilfe. Für derartige Treffen und Veranstaltungen im Inland gelten die Veranstaltungsrichtlinien von Wikimedia Österreich.

E-Mail-Adressen und Visitenkarten: Wikimedia Österreich vergibt personalisierte E-Mail-Adressen (Beispiele: benutzername@wikipedia.at, vorname.nachname@wikipedia.at) und/oder Visitenkarten. Verfügbar sind E-Mail-Adressen für die Domains wikipedia.at, wikibooks.at, wikinews.at, wikiquote.at, wikisource.at und wikispecies.at. E-Mail-Adressen werden in Form von Weiterleitungen vergeben.

Vermittlung von Zugängen: Wikimedia Österreich vermittelt Akkreditierungen für Veranstaltungen, Fotogenehmigungen und weitere privilegierte Zugänge insbesondere zu Gedächtnisinstitutionen.

Kostenerstattungen

Kostenerstattungen für Zugänge: Erstattet werden können zweckdienliche Kosten für die Teilnahme an kostenpflichtigen Veranstaltungen, Bibliotheksausweise, Software, elektronische Literaturdatenbanken, Auskünfte bei Behörden und ähnliches.

Erstattung von Fahrtkosten: Erstattungsfähige Bahnfahrten sind Fahrten 2. Klasse (oder Äquivalent) mit dem günstigsten Anbieter unter Ausnutzung eventuell vorhandener Ermäßigungskarten oder Sondertarife. Bei Fahrten über 50 Kilometer Entfernung wird auch eine Sitzplatzreservierung 2. Klasse (oder Äquivalent) übernommen. Erstattungsfähig sind außerdem Kosten für Flüge in der Economy Class ins bzw. vom Ausland mit dem jeweils günstigsten Anbieter am Reisetag. An- und Abreise zum/vom Flughafen werden ebenfalls erstattet. Die Kosten für Fahrten mit dem privaten PKW werden grundsätzlich pauschal bis zur Höhe der für die Wegstrecke entsprechenden Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln mit dem günstigsten Anbieter unter Ausnutzung eventuell vorhandener Ermäßigungskarten oder Sondertarife erstattet. Reisen mehrere Personen, deren Aktivitäten von Wikimedia Österreich unterstützt werden, im selben Fahrzeug, erhält die/der Fahrer*in die Pauschale pro Kopf. Falls die Wegstrecke nicht oder nur unzureichend von öffentlichen Verkehrsmitteln bedient wird, gilt bei PKW-Fahrten eine Pauschale von EUR 0,21 pro gefahrenem Kilometer, außer es reisen mehrere Personen, deren Aktivitäten von Wikimedia Österreich unterstützt werden, im selben Fahrzeug, dann gelten eine Kilometerpauschale von EUR 0,32 bei zwei bis drei solcher Personen im Fahrzeug und eine Kilometerpauschale von EUR 0,42 ab vier solcher Personen im Fahrzeug. Unabhängig von der Anzahl der Mitreisenden und einer alternativen Verfügbarkeit öffentlicher Verkehrsmittel gilt bei Fahrten mit dem privaten PKW eine Pauschale von EUR 0,42 pro gefahrenem Kilometer, falls große Lasten transportiert werden oder eine Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln insbesondere aus gesundheitlichen Gründen nicht zumutbar ist. Bei der Kostenerstattung für PKW-Fahrten ist in jedem Fall bei der Beantragung der genaue Abfahrts- und Zielort anzugeben.

Erstattung von Übernachtungskosten: Erstattungen sind für bis zu einer dem Mittelklasse-Standard entsprechenden Unterkunft einschließlich Frühstück möglich.

Erstattung von Reisenebenkosten: Erstattungsfähige Nebenkosten sind Kosten der Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Tickets für öffentlichen Personennahverkehr, Maut-, Garagen- und Parkgebühren sowie begründete Taxifahrten.

Erstattung von Verpflegungskosten: Verpflegungsmehraufwand (Essen und Trinken) kann bei einer Reise auf Anfrage erstattet werden, wenn die Reise mehr als 5 Stunden dauert und das Reiseziel mehr als 25 Kilometer vom Wohnort entfernt ist. Der Kostenersatz erfolgt nach Vorlage der entsprechenden Belege bis zu einem Betrag von maximal EUR 26,40 täglich im Inland. Bei Reisen ins Ausland gelten die Tagsätze der amtlichen Reisegebührenvorschriften für die Lohnsteuerbefreiung. Werden Frühstück, Mittagessen und/oder Abendessen anderweitig finanziert, sinkt der Maximalbetrag um 20 % für Frühstück, 40 % für Mittagessen und 40% für Abendessen. Reisen unter 12 Stunden werden aliquot reduziert abgerechnet.

Beantragung

Form: Jede Unterstützung kann grundsätzlich formlos per E-Mail unter Angabe von Ziel und Art der Unterstützung sowie gegebenenfalls einer ungefähren Schätzung der erwarteten Kosten beantragt werden. Aktivitäten mit erwarteten Kosten von mehr als 500 Euro bedürfen vor ihrer Genehmigung in der Regel eines – gegebenenfalls gemeinsam mit Wikimedia Österreich – schriftlich ausgearbeiteten Projekt- und Finanzierungsplans. Bei der Vergabe von E-Mail-Adressen und/oder Visitenkarten ist aus rechtlichen Gründen ein ausgefülltes und unterschriebenes Antragsformular einschließlich Nutzungsvereinbarung erforderlich. Eine Unterstützung muss grundsätzlich vor Beginn der unterstützten Aktivität beantragt werden.

Persönliche Daten: Die Bekanntgabe folgender Daten ist erforderlich, wenn das erste Mal eine Unterstützung in Anspruch genommen oder wenn diese Angaben, etwa aus Datenschutzgründen, nicht mehr bei Wikimedia Österreich gespeichert sind: Realname, gegebenenfalls Benutzername, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie – falls bei einer Kostenerstattung erforderlich – Kontodaten.

Entscheidung: Über die Vergabe einer Unterstützung entscheidet die Geschäftsführung oder in deren Auftrag ein*e Mitarbeiter*in von Wikimedia Österreich, die/der der Geschäftsführung weisungsgebunden ist. Im Fall von außergewöhnlichen Aktivitäten, insbesondere in Bezug auf die erwarteten Kosten, entscheidet der Vorstand von Wikimedia Österreich. Gegebenenfalls werden Entscheidungen unter Beiziehung der Expert*innengruppen von Wikimedia Österreich getroffen.

Dokumentationspflicht

Grundsätze: Die Person, deren Aktivität von Wikimedia Österreich unterstützt wird, hat für eine angemessene öffentliche Ergebnissicherung beziehungsweise Dokumentation Sorge zu tragen. Wikimedia Österreich ist von der Veröffentlichung unmittelbar zu informieren.

Ergebnissicherung bei freien Inhalten: Bei einer unterstützten Aktivität, deren primäres Ziel das Erstellen, Sammeln und Verbreiten von freien Inhalten ist, gilt der Verweis auf die freien Inhalte selbst als Erfüllung der Dokumentationspflicht. Jede unterstützte Mediendatei auf Wikimedia Commons muss mit der Vorlage {{Supported by Wikimedia Österreich}} auf der Dateibeschreibungsseite gekennzeichnet werden oder zumindest in der Category:Supported by Wikimedia Österreich oder einer von deren Unterkategorien einsortiert sein. Empfohlen werden außerdem eine ausreichende Beschreibung und Kategorisierung der Mediendateien, ihre angemessene Einbindung in Wikimedia-Projekte und Kandidaturen um Auszeichnungen in Wikimedia-Projekten. Andere unterstützte freie Inhalte, beispielsweise Wikipedia-Artikel, sind einzeln und laufend auf einer gesonderten öffentlichen Seite, beispielsweise einer Benutzerunterseite oder einer Projektseite, aufzulisten. Dies betrifft sowohl Neuerstellungen als auch Bearbeitungen bestehender Inhalte.

Öffentlicher schriftlicher Bericht: Bei Aktivitäten, die nicht primär dem Erstellen, Sammeln und Verbreiten von freien Inhalten dienen, ist ein verpflichtender schriftlicher Bericht die Standardform der Dokumentation. Die Berichte haben in der Regel insbesondere folgende Angaben zu enthalten, außer es wird Anderes vereinbart: zum Ziel und zu den Ergebnissen der Aktivität sowie gegebenenfalls zur Anzahl und Art weiterer Beteiligter und zu besonderen Erfahrungen beim Erreichen des Ziels. Der schriftliche Bericht kann auf eine Wikimedia-Website oder einen anderen öffentlichen Plattform veröffentlicht werden. In jedem Fall ist auf die Einhaltung der Lizenzbestimmungen (siehe unten) zu achten.

Alternative Formen: Nach Vorgabe durch Wikimedia Österreich spätestens mit der Unterstützungszusage können weitere Formen als ausreichende Dokumentation gelten, beispielsweise:

  • wenn mehrere Personen bei einer gemeinsamen Aktivität unterstützt werden, ein schriftlicher Bericht von einer Person im Namen aller,
  • ein mündlicher, protokollierter Bericht im Rahmen eine für Interessierte öffentlich zugänglichen Wikimedia-Österreich-Veranstaltung,
  • ein Workshop im Rahmen eine für Interessierte öffentlich zugänglichen Wikimedia-Österreich-Veranstaltung, bei dem bei erworbene Kompetenzen weitergegeben werden,
  • ein von Dritten geführtes detailliertes Protokoll, wenn der Beitrag der unterstützten Person zu den Ergebnissen nachvollziehbar ist,
  • Medienberichterstattung zur Aktivität, wenn der Beitrag der unterstützten Person zu den Ergebnissen daraus direkt hervorgeht,
  • eine formal der Aktivität angepasste Dokumentation, etwa bei Software-Entwicklungsprojekten und Jurytätigkeit,
  • die Teilnahme an einer (auch anonymisierten) Umfrage zur Aktivität

Fristen: Die öffentliche Dokumentation hat bei Reisekostenerstattungen spätestens vier Wochen nach Abschluss der Reise zu erfolgen, außer es wird Anderes vereinbart. Liegt nach der geltenden Frist keine Dokumentation vor, werden bis zur Nachreichung keine weiteren Reisekostenerstattungen der betreffenden Person genehmigt. Bei anderen Kostenerstattungen ist die Verfallsfrist bei der Abwicklung von Kostenerstattungen (siehe unten) zu beachten. Bei allen weiteren Unterstützungsarten ist der Dokumentationspflicht in einem zumutbaren zeitlichen Abstand zum Abschluss der Aktivität nachzukommen, sofern nicht Anderes vereinbart wird.

Ausnahmen: Bei bestimmten Unterstützungsarten (E-Mail-Adressen und Visitenkarten) und sehr geringfügigen Unterstützungen kann es ausreichend zu sein, nur auf Nachfrage von Wikimedia Österreich über Nutzen und Verwendung der Unterstützung Auskunft zu geben. Werden bei einer Aktivität die erwarteten Ergebnisse deutlich verfehlt, ist Wikimedia Österreich darüber schriftlich zu informieren und auf Verlangen eine Anpassung bei der Form der öffentlichen Dokumentation vorzunehmen.

Abwicklung von Kostenerstattungen

Prozedere: Kostenerstattungen werden in der Regel erst nach der Übermittlung buchhalterisch geeigneter Belege und nach Erfüllung der Dokumentationspflicht geleistet.

Vorlage und Aufbewahrung von Belegen: Es sind entweder die Originalbelege in Papierform oder elektronischer Kopien der Originalbelege zu übermitteln, wobei die Person, der die Kosten erstattet werden, in letzterem Fall die Originalbelege mindestens sieben Jahre ab 1. Jänner des Folgejahres nach der Einreichung aufbewahren und auf Verlangen vorlegen muss.

Formular bei Reisekostenerstattungen: Bei einer Reisekostenerstattung ist zusätzlich zu den Belegen das ausgefüllte Reisekostenerstattungsformular beizulegen.

Verfallsfrist: Bei nicht an Wikimedia Österreich übermittelten Belegen und einer ausbleibenden Erfüllung der Dokumentationspflicht verfällt die zugesagte Unterstützung in der Regel am 15. Dezember des Kalenderjahres, in dem der Abschluss der unterstützten Aktivität stattfindet. Findet der Abschluss der Aktivität im Zeitraum von 15. November bis 31. Dezember eines Jahres statt, verfallen diesbezügliche nicht an Wikimedia Österreich übermittelte Kostenerstattungen am 31. Jänner des Folgejahres.

Lizenzbestimmungen

Freie Lizenz: Ergebnissicherung beziehungsweise Dokumentation haben unter einer Freien Lizenz zu erfolgen, die mit der Licensing policy der Wikimedia Foundation und gegebenenfalls mit dem jeweils (primär) unterstützten Website-Projekt kompatibel ist.

Vorgehen bei Verdacht auf fehlerhafte Nachnutzung: Besteht der Verdacht, dass eine von Wikimedia Österreich unterstützte Mediendatei fehlerhaft nachgenutzt wird, hat die/der Urheber*in das Recht, aber nicht die Pflicht, mit der/dem Nachnutzer*in in Kontakt zu treten. Die Kommunikation mit der/dem Nachnutzer*in muss zum Ziel haben, diese/n zur korrekten Nutzung von freien Inhalten zu befähigen und zu ermutigen. Die von Wikimedia Österreich zur Verfügung gestellten Vorlagen sollten dabei als Richtlinie für die Verständigung mit der/dem Nachnutzer*in dienen.

Grundsätzlich können drei Arten möglicher fehlerhafter Nachnutzung auftreten:

  1. Ist der/dem Nachnutzer*in eine Korrektur der fehlerhaften Nachnutzung leicht möglich, wird der/dem Nachnutzer*in von der/vom der Urheber*in eine Frist von vier Wochen ab Verständigung eingeräumt, die lizenzkonforme Nennung nachzuholen. Dieser Fall trifft vor allem auf die Nutzung in Online-Medien zu. Erfolgt die Korrektur innerhalb der Frist, verzichtet die/der Urheber*in darauf, gegenüber der/dem Nachnutzer*in von sich aus sonstige Ansprüche bezüglich des Zeitraums der mutmaßlich fehlerhaften Nachnutzung zu erheben. Kommt die/der Nachnutzer*in der Korrektur nicht innerhalb der Frist nach, wird die weitere Vorgehensweise vollständig der/dem Urheber*in überlassen.
  2. Ist der/dem Nachnutzer*in eine Korrektur aus technischen Gründen nicht oder nur mit erheblichem Aufwand möglich, wovon bei Druckerzeugnissen und audiovisuellen Medien ausgegangen wird, verzichtet die/der Urheber*in in der Verständigung darauf, eine Korrektur zu verlangen, sondern klärt nur über die korrekte Verwendung auf.
  3. Ist die Nachnutzung der Datei mit einer mutmaßlich nicht lizenzkonformen Rechteübertragung an Dritte verbunden, kann diese Nachnutzung von der/vom Urheber*in mit einer Frist von vier Wochen nach Verständigung vollständig untersagt werden.

In Wiederholungsfällen steht es der/dem Urheber*in frei, ob und in welcher Form er mit der/dem Nachnutzer*in in Kontakt tritt. Bei Wiederholungsfällen muss der erste Fall gegenüber Wikimedia Österreich belegt werden können. Im Interesse der freien Wissensvermittlung sollte auch in Wiederholungsfällen das Augenmerk auf einer für alle Parteien akzeptablen Einigung liegen, die die weitere korrekte Nachnutzung freier Inhalte fördert statt sie einzuschränken.

Als von Wikimedia Österreich unterstützte Mediendateien gelten solche, die laut diesen Richtlinien mit {{Supported by Wikimedia Österreich}} gekennzeichnet werden. Als Nachnutzer*in gilt die/der Medieninhaber*in oder verantwortliche Beauftragte, wie sie/er beispielsweise im Impressum angeführt wird. Die Verständigung an die/den Nachnutzer*in hat entsprechend, wenn bekannt, an die E-Mail-Adresse der/des Medieninhabers*in oder verantwortlichen Beauftragten zu gehen, die zum Beispiel im Impressum der Veröffentlichung angeführt ist.

Zu Dokumentationszwecken hat das E-Mail der Erstverständigung entweder in Kopie (CC) oder Blindkopie (BCC) an nachnutzung@wikimedia.at zu gehen. Die E-Mails werden vertraulich behandelt.

Diese Bestimmungen betreffen ausschließlich das Verhältnis zwischen der/dem Urheber*in und Wikimedia Österreich. Es entstehen daraus keine verbindlichen Ansprüche seitens der/des Nachnutzers*in.

Schlussbestimmungen

Wikimedia Österreich übernimmt keine Verantwortung für eine allfällig notwendige Versteuerung der empfangenen Leistungen.

Es besteht kein Anspruch auf Unterstützung. Begründete Ausnahmen von den Unterstützungsrichtlinien sind möglich. Unterstützt nicht Wikimedia Österreich die Aktivität einer Person, sondern unterstützt vielmehr eine Person eine Aktivität von Wikimedia Österreich, und gewährt Wikimedia Österreich der Person in diesem Zusammenhang Kostenerstattungen oder andere Zuwendungen, finden die Unterstützungsrichtlinien unbeschadet gesonderter Vereinbarungen keine Anwendung. Von einer Unterstützung ausgeschlossen sind Personen, die von der Wikimedia Foundation mit einem Global Ban oder einem Event Ban belegt sind.

Wikimedia Österreich behält sich das Recht vor, jede Unterstützung in Verbindung mit dem jeweiligen verlinkten Benutzernamen zu veröffentlichen. Wird Wikimedia Österreich kein Benutzername bekanntgegeben, kann die Veröffentlichung auch unter Angabe des Realnamens erfolgen. Wikimedia Österreich gewährleistet die vertrauliche Behandlung aller weiteren personenbezogenen Angaben. Es gilt die Datenschutzerklärung von Wikimedia Österreich.