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# Du schreibst uns <u>vor</u> deiner Reise ein E-Mail an verein{{At}}wikimedia.at, wann und wohin du reisen willst, was du dort vorhast sowie eine Schätzung der Kosten, aufgeschlüsselt nach Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Nebenkosten (Erklärung siehe ein Abschnitt darüber).
# Wenn wir dir eine Zusage gegeben haben, schickst du uns <u>nach</u> deiner Reise das ausgefüllte Reisekostenerstattungsformular ([[Media:Reisekostenerstattung.ots|'''OTS<small>(Libre Office)</small>''']] / ([[Media:Reisekosten 2016.xlt|'''XLT <small>(Excel)</small>''']]) / [[Media:Reisekostenerstattung.pdf|'''PDF''']]) und alle Belege (Beispiele: Bahnticket, Hotelrechnung, Mautgebührbeleg). Du hast dabei zwei Möglichkeiten: entweder per Post mit den Originalbelegen an ''Wikimedia Österreich, Siebensterngasse 25/15, 1070 Wien'' oder per E-Mail mit den eingescannten Belegen an verein{{At}}wikimedia.at, wobei du bei der zweiten Variante unbedingt selbst die Originalbelege aufheben musst (siehe Abschnitt unten).
# Du schreibst einen Bericht von deiner Reise (siehe ebenfalls Abschnitt unten).
# Wir überweisen dir den Gesamtbetrag auf das gewünschte Konto.
