Archiv/Reisekostenerstattung: Unterschied zwischen den Versionen

Auf dieser Seite werden die grundlegenden Richtlinien zur '''Reisekostenerstattung des Vereins Wikimedia Österreich''' erläutert. Es wird hier genauer ausgeführt, nach welchen Kriterien Reisekosten erstattet werden, wer Zugang zur Reisekostenerstattung hat und in welcher Höhe beziehungsweise zu welchen Kosten Anspruch auf eine solche Erstattung besteht.

| style="padding: .5em 1em;"| Die Genehmigung der Reisekostenerstattung erfolgt '''durch den Vorstand''' von Wikimedia Österreich. Erstattet werden nur Kosten für Reisen, denen der Vorstand '''im Vorhinein zugestimmt hat'''.

| style="padding: .5em 1em;"| Grundsätzlich ist immer darauf zu achten, dass die Grundsätze der '''Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit''' eingehalten werden. Erstattungsfähig sind die '''Fahrtkosten sowie Übernachtungskosten und ggf. anfallende Nebenkosten'''. Näheres zu den einzelnen Kostenarten siehe unten unter dem Punkt ''Erstattungsfähige Reisekosten''.

| style="padding: .5em 1em;"| Im Vorfeld der Reise ist die '''Zustimmung des Vorstands einzuholen'''. Wenn der Vorstand die Reise mittels Beschluss bewilligt hat und diese vorgenommen wurde, müssen '''Originalbelege bei der Geschäftsstelle eingereicht werden'''. Außerdem muss auch das '''Reisekostenerstattungsformular''' (siehe unten) ausgefüllt und an die Geschäftsstelle gesandt werden. Erst wenn alle Belege und das Formular bei der Geschäftsstelle eingelangt und überprüft sind, erfolgt die Auszahlung der Reisekostenerstattung an den Antragsteller. Näheres dazu siehe unten unter dem Punkt ''Ablauf und Abwicklung''. <u>'''Beachte: Wikimedia Österreich übernimmt keine Verantwortung für eine allfällig notwendige Versteuerung der empfangenen Leistungen!'''</u>

Grundsätzlich kann zwischen drei Arten von erstattungsfähigen Reisekosten unterschieden werden: '''Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Nebenkosten'''. Für jede dieser drei Arten existieren Richtlinien darüber, inwiefern die Kosten übernommen werden und in welche Kosten überhaupt erstattungsfähig sind. Grundsätzlich empfiehlt es sich vor der Buchung und Reservierung z.B. von Hotel oder Flug mit dem Vorstand von Wikimedia Österreich abzuklären, ob die entsprechenden Kosten getragen werden.

| style="padding: .5em 1em;"| Unter erstattungsfähigen Nebenkosten werden alle weiteren anfallenden Kosten zusammengefasst, die weder mit der Fahrt noch mit der Übernachtung zu tun haben. Hierzu zählen '''nicht Kosten der allgemeinen Lebensführung''', wie etwa generell Speisen und Getränke oder Reiseproviant. Erstattungsfähige Nebenkosten sind Kosten der Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Straßenbahn- und Busfahrkarten, Maut-, Garagen- und Parkgebühren, sowie begründete Taxifahrten.

== Ablauf und Abwicklung ==

! style="background:#B22222; padding: .5em 1em; color:white" colspan="2"| Ablauf der Reisekostenerstattung

| style="background:#B22222; padding: .5em 1em; color:white; width:210px;"| '''1. Antrag auf Reisekostenerstattung'''

| style="padding: .5em 1em;"| Als ersten Schritt zur Reisekostenerstattung muss der Antragsteller einen '''Antrag an den Vorstand von Wikimedia Österreich''' einreichen. Dieser Antrag hat den '''Anlass der Reise''' sowie den '''Nutzen für Wikimedia oder Wikimedia-Projekte''' zu beschreiben, die '''betroffenen Personen''' aufzuführen sowie eine '''Aufstellung der zu erwartenden Kosten''' zu beinhalten. Die Antragstellung erfolgt per E-Mail an verein{{at}}wikimedia.at.

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| style="padding: .5em 1em;"| Nachdem der Antrag an den Vorstand gestellt wurde, nimmt ihn dieser auf die Tagesordnung der nächsten Vorstandssitzung auf und berät darüber. Es ergeht in der Folge ein '''Beschluss über die Bewilligung des Antrags auf Reisekostenerstattung''', welcher dem Antragsteller mitgeteilt und im öffentlichen Protokoll der Sitzung vermerkt wird. Der Name des Antragstellers wird im öffentlichen Sitzungsprotokoll nicht aufgeführt.

| style="padding: .5em 1em;"| Mit der Bewilligung des Antrags auf Reisekostenerstattung kann der Antragsteller seine Reise entsprechend den von ihm gemachten Angaben durchführen. Er hat hierbei insbesondere auf seine Dokumentationspflichten (Belege sammeln, Reisebericht für den Jahresbericht erstellen) Bedacht zu nehmen.

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| style="background:#B22222; padding: .5em 1em; color:white; width:210px;"| '''4. Erstattung der Reisekosten'''

| style="padding: .5em 1em;"| Nach der Beendigung der Reise hat der Antragsteller das '''Reisekostenerstattungsformular''' (Vorlagen: [http://mitglieder.wikimedia.at/images/5/5b/Reisekostenabrechnung.pdf PDF], [http://mitglieder.wikimedia.at/images/9/97/Reisekostenabrechnung.ots OTS-Datei], [http://mitglieder.wikimedia.at/images/e/e5/Reisekostenabrechnung.xlt XLT-Datei]) vollständig auszufüllen und mit den entsprechenden Belegen an verein{{at}}wikimedia.at zu schicken. Alternativ dazu kann das Formular auch ausgedruckt, händisch ausgefüllt und an die Geschäftsstelle (Siebensterngasse 25/15, 1070 Wien) geschickt werden. Die '''Original-Belege''' sollen jedenfalls an die Geschäftsstelle geschickt werden, damit diese die Belege im Original ablegen kann. Nach der internen Prüfung und Verbuchung erfolgt die Überweisung des Betrags an den Antragsteller oder gegebenenfalls Rückfragen zu einzelnen Kostenpositionen.

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